Dr. Rudy Kastono Post Date : 27 March 2006
Meskipun anda adalah kandidat terbaik,
anda dapat ditolak pada tahap awal karena mengabaikan rincian keterampilan anda.
Fakta
• Lebih dari 60% resume ditolak pada menit pertama karena majikan tak dapat membuka resume, ejaan yang buruk, atau penyajian pemohon dibawah nilai baku.
• Lebih dari 80% pemohon hanya mengirimkan resume begitu saja dan berharap mendapatkan yang terbaik. Mereka kurang pengetahuan yang dibutuhkan, terlalu sibuk, atau terlalu malas berupaya agar permohonannya dibuat benar sejak awal.
Kiat ini ditujukan untuk membekalkan saran umum kepada anda sebagai kandidat potensial mengenai bagaimana memenangkan penulisan email resume, disusun dari pertimbangan praktis dan pendapat pakar.
Persiapan
1. Kualifikasi
Baca dengan teliti sebelum anda menjawab iklan tawaran kerja. Apakah persyaratan kerjanya cocok dengan kualifikasi anda?
2. Upaya Memasarkan
• Menulis resume adalah, pada akhirnya, suatu upaya memasarkan. Ini cara mengiklankan dan memperlihatkan diri anda di pasar yang dipenuhi oleh pekerja-pekerja berketerampilan dan berpengalaman yang setara atau lebih baik dari anda. Setiap pencari kerja yang berpengalaman mengetahui bahwa resume yang baik adalah kunci panggilan ke wawancara, dan pada akhirnya dipekerjakan. Selain meringkaskan kemampuan, pengalaman, pendidikan, suatu resume harus memperlihatkan nilai jual unik diri anda sehingga majikan potensial ingin mengenal anda lebih baik.
• Rahasia suatu resume yang menawan adalah cocok terhadap kerja yang ditawarkan dan posisi yang dibutuhkan. Resume yang dibuat sesuai kebutuhan lebih berdampak daripada satu resume untuk semua kebutuhan. Ingatlah, resume anda tidak dimaksudkan agar anda mendapat kerja. Misinya hanya agar anda dipanggil wawancara yang selanjutnya diharapkan akan mengantarkan ke tawaran kerja.
• Kumpulkan bahan-bahan anda. Mulailah dengan menuliskan semuanya, rincian kontak, riwayat kerja dan pencapaian, latarbelakang akademik, kehadiran pada seminar, penghargaan yang diterima, keterampilan dan keahlian, rincian pribadi, dsb. Pada titik ini jangan dipusingkan oleh penyusunannya; hanya pastikan segala yang utama, bermakna dan berkaitan tak ada yang luput. Berikan perhatian pada waktu dan tempat, masa kerja, karena kesalahan di sini dapat meninggalkan kesan anda ceroboh, kacau dan berbohong.
3. Resume vs. Curriculum Vita
Bila anda melamar kerja di dunia industri, gunakan istilah RESUME. Kerangka format resume adalah sebagai berikut:
• Keterangan Identitas Pribadi
• Objektif Kerja
• Ringkasan
• Riwayat Kerja
• Pendidikan
• Keterlibatan Profesional
• Keterlibatan Masyarakat
Catatan:
Curriculum vita (jamak: curriculum vitae) seringkali dipertukarkan dengan resume. Tetapi, menurut definisi, curriculum vita mengacu pada kerangka rinci, panjang dan terstruktur dari latar belakang pendidikan, publikasi, proyek-proyek, penghargaan dan riwayat kerja. Ini bisa mencapai 20 halaman, ditujukan untuk pendidik dan ilmuwan yang membanggakan status akademik dan profesinya untuk mencari posisi di dunia pendidikan atau riset. Berikut adalah format yang disarankan untuk curriculum vita:
• Keterangan Pribadi
• Pendidikan
• Publikasi
• Proyek-proyek
• Penghargaan
• Riwayat Kerja
4. Format Berkas
Upayakan sederhana. Kebanyakan reaksi majikan terhadap dokumen rumit yang butuh beberapa menit untuk membukanya akan dikesampingkan atau lebih buruk lagi dihapus. Resume yang butuh 10 menit waktu yang berharga untuk diformat ulang sebelum diambil atau dilihat dapat dipastikan pergi ke dasar tumpukan, atau langsung ke keranjang sampah. Cobalah mengunakan format yang kurang rumit untuk mengatasi masalah ini. Para ahli menyarankan penggunaan format ASCII (American Standard Code for Information Interchange) karena PC, Macintosh, UNIX workstations dan terminal mainframe, secara universal mengenalinya. Tiga format ASCII yang umum dikenal adalah teks sederhana – dicirikan oleh akhiran .TXT, teks diperkaya - dicirikan oleh akhiran .RTF dan hiperteks – dicirikan oleh akhiran .HTM or .HTML.
5. Lampiran
• Bila anda diminta mengirimkan melalui e-mail, selalu pindahkan resume anda ke kolom pesan e-mail. Meskipun kebanyakan format seperti huruf tebal, miring dan garis bawah hilang pada resume elektronik, anda dapat menggunakan huruf besar, tanda kutip, dan bahkan bintang, untuk menegaskan judul dan kata penting. Lampiran tak selalu disarankan, bukan karena sistem operasi penerima tak dapat membacanya, juga karena kebanyakan majikan takut ikut menarik virus komputer.
• Tetapi, bila anda harus melampirkan, lebih baik diformat dengan MS Word. Lalu resume disimpan sebagai nama anda seperti rudykastono.doc, bukan resume.doc ataupun cv.doc. Gabung surat lamaran & resume pada satu lampiran, ini membuat email cepat dibaca, mengapa harus mengambil risiko kedua dokumen terpisah.
• Hindari penggunaan .JPG, atau .PDF karena membutuhkan software khusus untuk membacanya. Beberapa komputer penerima mungkin tidak mengenali format ini. Disamping itu, editor akan kesulitan menyunting resume anda.
• Berhati-hati bila menyusun resume pada jaringan komputer perusahaan anda. Mungkin di berkas anda tersimpan masalah tersembunyi bagi jaringan lain: menghilangnya semua makro, kata kunci, logo, grafik, kolom, tepi, pola perusahaan; ini semua mungkin tidak sesuai dengan sistem lain.
6. Ukuran Dokumen
Resume biasanya dibaca dalam 30 detik atau kurang, jadi harus singkat, langsung ke sasaran. Jangan sia-siakan peluang memasarkan keterampilan anda. Gunakan penanda untuk informasi penting. Juga jarak paragraph, garis dan angka. Resume baku harus tidak melebihi dua halaman - empat halaman paling banyak bila anda punya banyak pengalaman profesional. Bila lebih, resume anda perlu disunting secara serius. Fokuskan pada keterampilan dan pengalaman saat ini; anda dapat menyediakan rincian hanya bila diminta, atau pada waktu wawancara.
7. Dijamin terbaca & Mudah dibaca
• Tak ada kesalahan huruf atau ejaan pada resume anda. Bila menggunakan angka, anda harus periksa kembali peletakan desimal atau angka nol. Tanda baca dan format tanggal harus konsisten. Sebagai contoh, bila anda menulis “25 February 2005” di suatu sesi, jangan menulis “February 25, 2005” di sesi lain.
• Resume anda harus juga enak dipandang; pengaturan resume yang sembarangan dan berantakan mencerminkan betapa malangnya anda. Jadi, buatlah agar mudah dibaca dengan memberi jarak, huruf tidak lebih kecil dari ukuran 10, garis bawah dan huruf tebal seperlunya, hanya untuk menunjukkan informasi bermakna atau mengindikasikan perpindahan seksi.
• Setelah selesai, perlihatkan resume ke teman atau kolega anda. Dengarkan komentar dan sarannya, terutama pada betapa mudah atau betapa sulit menemukan informasi penting dalam sekilas. Pertimbangkan semua ketika menulis ulang naskah akhir anda. Mengapa harus mengorbankan karir anda dengan mempercayakannya pada perusahaan, manager ataupun agensi pekerjaan untuk menulis ulang atau memperbaiki resume anda, sederhananya mereka tak punya waktu memperbaiki kesalahan anda. Menurut majikan, menjadi tanggung jawab pencari kerja untuk berkomunikasi secara jelas; ini berarti dengan membuat permohonan email yang mudah dibaca. Kerjakan dengan baik sejak awal: memboroskan waktu majikan bukan cara memajukan karir; ini pasti tidak mengesankan mereka dengan sikap dan keterampilan berkomunikasi anda.
8. Periksa Virus
Berkas Microsoft Word dapat berisiko tertular virus serius; anda harus memeriksanya untuk mencegah penolakan oleh majikan.
9. Singkatan
Penggunaan istilah dan singkatan dalam industri merefleksikan anda terbiasa dengan bisnis majikan, tetapi jangan menjadikan resume anda sulit untuk dibaca dan sulit dipahami. Anda mungkin mengerti arti istilah atau singkatan tersebut; tetapi yang ditugaskan menyeleksi belum tentu. Untuk menghindari penolakan, cobalah menjelaskan kata-kata spesifik di dalam kurung bila tidak dipahami, seperti NDT (Non Destructive Test) dan tetap memakai singkatan terutama untuk istilah-istilah teknis.
Isi Resume
1. Keterangan Pribadi
• Mulai dengan nama dan rincian kontak anda. Informasi kontak anda harus di atas resume setelah nama anda agar memudahkan rujukan bagi pembaca. Masukkan semua rincian kontak: alamat pos, nomor telepon tetap dan genggam, nomor fax dan alamat email. Yang terakhir penting, karena di masa canggih ini, alamat email menunjukkan anda, paling tidak, paham komputer. Gunakan personal email, bukan company email.
• Untuk membebaskan ruang yang terbatas, simpanlah nama dan pekerjaan orang tua, hobi dan minat, tempat lahir, dsb. untuk wawancara.
2. Objektif Kerja
• Nyatakan objektif kerja spesifik. Berhati-hati menggunakan objektif umum seperti “bekerja pada posisi yang sesuai dengan kualifikasi saya”. Pernyataan objektif kerja yang baik dapat memperlihatkan diri anda sebagai individu yang fokus. Bila anda menanggapi suatu iklan, job objektif anda dapat sesingkat titel jabatan (misalnya “Electrical Engineer”). Tetapi, bila anda bermaksud pilihan anda terbuka untuk posisi lain dalam batas kemampuan anda, anda dapat menulis uraian umum mengenai kerja dan lingkungan perusahaan yang anda inginkan ( misalnya, “Memanfaatkan pengalaman saya yang luas dalam rekayasa untuk posisi insinyur proyek senior di perusahaan multi-budaya yang maju dan berwawasan ke depan.”).
• Jangan membebani resume anda dengan pernyataan samar seperti Aggressive, Ambitious, Competent, Creative, Detail-oriented, Determined, Efficient, Experienced, Flexible, Goal-oriented, Hard-working, Independent, Innovative, Knowledgeable, Logical, Motivated, Meticulous, People person, Professional, Reliable, Resourceful, Self-motivated, Successful, Team player, Well-organized. Sangat baik bila anda mempunyai etos kerja, tetapi sebelum anda menyatakannya di dalam resume anda, pastikan anda dapat membuktikannya.
3. Ringkasan
• Tulislah ringkasan kualifikasi. Banyak majikan menghargai resume yang jelas menyediakan ringkasan kualifikasi. Mereka terkesan bahwa pemohon mengetahui kekuatannya dengan baik, tetapi yang lebih penting, ini membantu majikan menilai kemampuan anda dalam satu paragraf.
• Ringkasan kualifikasi anda harus memuat:
? Jumlah tahun pengalaman profesional
? Bidang keahlian dan karir penting (misalnya, “pada usia 26, insinyur termuda yang di promosikan ke manager pada industri rekayasa XX”)
? Keterampilan dan kemampuan unik (misalnya, “instruktur las GTAW paruh-waktu pada Institut Pelatihan Industri XY”)
? Informasi lain tentang kualifikasi khusus yang terkait dengan pekerjaan.
• Ringkasan dimaksudkan agar kecakapan anda terlihat lebih awal. Jadi, buatlah singkat; dua atau tiga kalimat sudah cukup.
4. Riwayat Kerja
• Mulailah dengan pengalaman profesional. Bila anda bukan lulus baru, anda harus mengisi resume dengan kerangka pengalaman kerja, mulai dari yang terakhir. Diurut ke bawah semua kerja yang pernah, nama perusahaan, masa kerja, jabatan dan tanggung-jawab. Daftar jangan disensor; masukkan semua. Anda harus menyediakan waktu dan upaya agar mendapat kata kunci yang tepat dan benar dari riwayat anda; jujur bila menguraikan keterampilan dan pengalaman anda. Waktu yang anda sediakan untuk ini penting bagi kesuksesan; meskipun anda adalah kandidat terbaik, anda dapat ditolak pada tahap awal karena mengabaikan rincian keterampilan anda. Tahapan karir disajikan dalam urutan terbalik, mulai dari posisi sekarang atau terakhir. Setiap posisi harus berisi uraian singkat tanggung-jawab dan apa-apa yang telah dicapai. Urutan ke bawah secara langsung dari pengalaman kerja anda menunjukkan riwayat kerja anda yang kuat dan konsisten. Kuantitaskan pengalaman anda. Angka adalah alat yang kuat.
• Ketak-teraturan dimana anda melompat dari satu perusahaan ke yang lain dalam waktu singkat, atau tidak mencatat masa kosong, akan mengundang pertanyaan mengenai etos kerja, stabilitas, loyalitas, dsb. Jadi, jangan meninggalkan kesenjangan. Isilah dengan apa saja, meskipun di luar kerja profesional (misalnya, “2000-2003—Mengasuh Anak” atau “2001-2002—Belajar dan Bepergian”).
• Tonjolkan pencapaian nyata. Ketika menguraikan pengalaman profesional anda, jangan dipenuhi dengan uraian tanggung-jawab kerja anda semata. Uraian lengkap demikian hanya memenuhi resume; simpanlah untuk wawancara. Sebagai gantinya, tekankan pada pencapaian-pencapaian kerja. Gunakan angka, statistik dan persentase bila memungkinkan.
• Banyak majikan mencari kata atau kalimat kunci tertentu yang menjadi barometer kualifikasi kandidat potensial. Ini adalah kata kerja aktif yang menguraikan si pemohon berorientasi hasil, individu yang dinamis, cerdas, berperanserta, seperti “menyelesaikan, mencapai, menganalisis, mendelegasikan, membangun.” Dengan kata lain, uraikan kerja anda dengan kalimat aktif, bukan pasif. Mengapa harus mengatakan, misalnya “Bertanggung-jawab langsung dalam pengorganisasian proyek rekayasa ” bila anda dapat mengatakan “Pimpinan proyek rekayasa dengan anggaran 5 milyar rupiah, membawahi 6 insinyur dan 3 designer; proyek berjalan lancar dan tepat waktu dalam 3 bulan.”
5. Pendidikan
• Tekankan kesiapan pendidikan anda. Bila anda baru lulus tanpa pengalaman profesional, mulailah dengan latar belakang akademik, penghargaan, dan kegiatan ektrakurikuler. Jangan percaya bila hal tersebut tidak berpengaruh di dunia nyata; pada awalnya ada pengaruhnya.
• Latar-belakang pendidikan anda harus selalu positif dan berguna, untuk mendukung pemikiran bahwa anda telah mempersiapkan diri dengan baik menghadapi ketatnya dunia usaha.
• Sertakan keterampilan dan keahlian khusus. Hal ini penting, terutama di industri berbasis pengetahuan yang sangat bersaing. Pada resume anda, muat jabatan, waktu, tempat, dan jadwal aktivitas semua pelatihan dan pendidikan berkelanjutan, baik formal ataupun informal. Harus spesifik: jangan hanya mengatakan, “Pelatihan komputer,” bila anda dapat mengatakan, “pelatihan Visual Basic, SAP,” dsb. Bila anda fasih lebih dari satu bahasa, nyatakan juga fakta itu.
• Tidak perlu mengikutsertakan rujukan. Ini hanya memperpanjang resume, tetapi disediakan pada kertas lain yang bisa diberikan bila diminta. Gunakan kalimat baku “Rujukan tersedia bila diminta”. Tetapi bila anda mengikutsertakan rujukan, hendaknya memuat rincian kontak—terutama nomor telepon dan alamat email, dan juga waktu yang tepat untuk menghubunginya.
6. Keterlibatan Profesional & Kemasyarakatan
Majikan potensial yang memahami akan memberikan prioritas kepada orang muda yang memperlihatkan tugas akademik dan aktivitas yang terkait dengan sekolah. Posisi tanggung-jawab pada organisasi ekstra-kurikuler, profesional dan kemasyarakatan juga indikator yang dapat dipercaya mengenai kepemimpinan dan keterampilan interaksi sosial. Jadi, pastikan semua terikut dalam resume anda.
Ketika tiba saat wawancara, Bawalah ke sesi wawancara sedikitnya 2 eksemplar resume lengkap dan dokumen pendukungnya disertai dokumen-dokumen asli untuk tujuan pengesahan (check & recheck), seperti ijazah termasuk sertifikat keahlihan atau pelatihan, surat pengalaman kerja, dsb. Juga sedikitnya 4 lembar pasfoto 4 x 6 cm yang terbaru. Gunakan printer laser. Saat ini dengan layanan cetak laser yang tersedia bahkan di penyewaan komputer di dekat rumah anda, tinggalkan pencetakan resume dengan jet ink, karena mudah luntur dan berceceran. Pastikan hasil cetak tak bergeser, terpercik atau huruf tak jelas. Akhirnya, gunakan kertas putih atau berwarna muda yang bermutu baik. Silakan hias rumah anda, bukan resume anda. Jadi, jangan menggunakan warna norak seperti biru atau hijau, atau dihiasi grafik dan gambar; tetaplah sederhana dan langsung.
Dr. Rudy Kastono
Bina Adidaya Mandiri (BAM) International
Perkantoran Taman Pondok Kelapa A/14, Jakarta 13450
Tel. +62-21-8656085 - Fax. +62-21-8650401
Email: bamint_l@yahoo.com
http://groups.yahoo.com/group/BAM-International
http://groups.google.com/group/BAM-International