Anda adalah pemilik kantor sukses kecil. Anda memiliki ratusan pelanggan setia yang kertas catatan yang Anda butuhkan untuk membuat, menyimpan dan melacak. Setiap hari, Anda akhirnya menghabiskan beberapa jam waktu berharga Anda hanya mengelola kertas. Anda tidak bisa mengejar lagi. Jadi Anda menyewa asisten - dan tentu saja membayar gajinya.
Semua berjalan dengan baik sampai titik, setelah semua file besar menjadi terlalu berat bahkan baginya untuk mengelola, dan dia ventilasi frustrasi nya ... Jadi apakah ada jalan keluar? Sebuah solusi yang tidak hanya mengurus data pelanggan Anda, tetapi juga menghemat waktu untuk Anda, sehingga Anda dapat menggunakannya dalam kegiatan yang lebih produktif? Ya! Dan jawabannya adalah dalam memiliki ...
... Sebuah perangkat lunak perkantoran paperless.
Apa yang dimaksud dengan kantor tanpa kertas?
Sebuah kantor paperless adalah sebuah kantor di mana informasi diciptakan, disimpan, diproses dan berbagi dalam bentuk elektronik. Sebuah kantor paperless menghilangkan segala bentuk kertas dengan mengubahnya menjadi dokumen digital. Hal ini dapat dilakukan dengan berinvestasi dalam scanner dan manajemen dokumen perangkat lunak (DMS) - dua komponen utama kantor tanpa kertas.
Sebuah scanner menangkap dan mengkonversi dokumen kertas ke dalam bentuk elektronik. Dokumen-dokumen elektronik kemudian dapat dikelola dan diambil menggunakan perangkat lunak manajemen dokumen.
Dalam situasi kehidupan nyata, tujuan dari sebuah 'solusi kantor tanpa kertas' bisa sulit untuk dicapai. Namun demikian, sistem perangkat lunak manajemen dokumen memudahkan bagi organisasi untuk pindah ke 'kurang kertas' sistem.
Manfaat menggunakan perangkat lunak perkantoran paperless
Konversi semua dokumen ke bentuk digital membawa serta beberapa manfaat ...
1. Simpan ruang kantor : Memindai dokumen kertas dan menyimpannya digital menghemat ruang kantor, yang memungkinkan Anda untuk menggunakan mahal kantor real estate dalam cara yang lebih baik. Dalam beberapa kasus, bahkan mungkin untuk menghilangkan biaya pergudangan sepenuhnya.
2. Ruang kerja yang aman : Dalam lingkungan kerja paperless, semua kegiatan komputerisasi. Ini berarti pengguna harus dikonfirmasi ke DMS dan kadang-kadang memerlukan izin khusus untuk mengakses informasi. Hal ini berarti ruang kerja yang lebih aman.
3. Pemulihan bencana : Dengan perangkat lunak perkantoran paperless, itu jauh lebih mudah untuk mengambil beberapa backup dari seluruh perpustakaan digital, sehingga menjaga bisnis terhadap bencana alam dan lainnya.
4. Remote akses memungkinkan : Beberapa sistem manajemen dokumen memungkinkan Anda untuk jarak jauh mengakses file elektronik penting Anda, memastikan bahwa bahkan jika Anda berada di luar kantor Anda, Anda dapat terus bekerja. Ini berarti Anda dapat menyelesaikan pekerjaan Anda lebih cepat, sehingga produktivitas yang lebih tinggi dan waktu turn-around yang lebih rendah (TAT).
Data yang dilindungi : Sebagai dokumen kertas di-scan dan diubah ke format digital, data yang dikandungnya tidak lagi terkena kondisi cuaca buruk atau memakai dan air mata disebabkan oleh penanganan sering.
Eco-friendly : Sebuah perangkat lunak kantor tanpa kertas, membantu untuk mengurangi ketergantungan kertas dalam suatu organisasi. Ini membantu menyelamatkan pohon dan dapat mengurangi banyak polusi udara dengan mengurangi permintaan kertas. Jadi pada saat Anda memindai dokumen kertas atau memutuskan untuk tidak mencetak email, Anda dapat yakin bahwa Anda melakukan sedikit Anda terhadap membuat lingkungan Anda lebih sehat.
Bagaimana saya bisa membuat paperless kantor saya?
Anda dapat bergerak menuju lingkungan kantor tanpa kertas dengan mendapatkan scanner dan manajemen dokumen perangkat lunak. Sebuah DMS dengan OCR (Optical Character Recognition) adalah keuntungan tambahan. Perangkat lunak manajemen dokumen yang kuat membawa serta beberapa fitur, seperti:
1. Penangkapan dan pembuatan dokumen
2. Cari dan mengambil dokumen
3. Filing
4. Arsip
5. Keamanan
6. Berbagi dokumen
7. Workflow
Sementara Sohodox / Globodox adalah perangkat lunak perkantoran paperless memungkinkan Anda untuk melakukan sebagian besar tugas-tugas ini; jika proses bisnis Anda demand meningkatkan keamanan, fitur alur kerja dan dukungan untuk database high-end, mencoba Globodox - kelas perusahaan solusi manajemen dokumen kami. Jika Anda tidak perlu fitur canggih, maka paperless perangkat lunak perkantoran oleh Sohodox / Globodox harus tepat untuk kantor Anda.