Mengapa Enterprise Content Management ?

Enterprise Content Management System(ECM) adalah suatu aplikasi untuk mengelola dan memfasilitasi kolaborasi pembuatan content yang dimiliki suatu perusahaan. Content di sini bisa berupa content (*.doc, *.xls, *.ppt), image, HTML, file XML, dan jenis content lainnya. Di masa lalu, untuk memanfaatkan ECM memerlukan cost yang besar, akibatnya hanya perusahaan berskala besar yang bisa memanfaatkan ECM. Alfresco merupakan pendekatan baru dalam memanfaatkan ECM. Alfrescomenawarkan suatu sistem ECM yang memiliki cost yang tidak terlalu besar untuk bisa dimanfaatkan oleh perusahaan dengan berbagai skala.

Alfresco merupakan aplikasi Enterprise Content Management system berbasis web, yang diprakarsai oleh John Newton sejak tahun 2005, salah satu pendiri dari Documentum(aplikasi ECM komersial terbesar). Saat ini Alfresco sudah diimplementasikan di lebih dari 5000 perusahaan. Alfresco mampu menangani penanganan content berskala besar hingga jutaan content.

Alfresco memiliki banyak fitur dan fungsionalitas, seperti fungsionalitas Simple Workflow dan Advance Workflow, Simple workflow akan memunculkan action Approve/Reject pada suatu content, sekaligus memindahkan content tersebut ke suatu space sesuai dengan pilihan Approve/Reject yang dipilih user. sedangkan Advance workflow  yang memungkinkan Anda untuk melampirkan alur kerja langsung ke item konten dan kemudian menetapkan konten untuk pengguna lain untuk di-review. Dengan aluradvanced workflow, tugas-tugas yang sesuai dengan alur kerja dikelola di-dashboard.

Alfresco mencakup dua workflow yang telah dikonfigurasi, yakni: Adhoc Task (untuk menetapkan tugas kepada suatu rekan kerja) dan Review & Approve (untuk membuat review dan persetujuan konten).

Why Alfresco?
• Robust web based document management system. Karena berbasis web, tidak diperlukan instalasi saat user ingin mengakses Alfresco.
• Easy to use. Alfresco sangat user friendly yang mendorong user untuk lebih cepat beradaptasi dengan sistem Alfresco.
• Dibangun oleh orang yang menemukan konsep document management. Salah satu pendiri Alfresco adalah John Newton, petinggi Dokumentum, aplikasi manajemen content yang pertama ada di pasaran. John Newton memiliki banyak pengalaman dalam menangani proyek manajemen content untuk perusahaan berskala besar.
• Open source, open standards. Alfresco berlisensi open yang artinya tidak harus membeli untuk mencobanya, dan suatu perusahaan tidak harus terikat dengan satu vendor pun, dan unlimited user.
• Cost deployment yang lebih rendah. Lisensi open source yang dimiliki Alfresco tidak memerlukan licensee fee.
• Adaptable terhadap kebutuhan yang seringkali berubah. Seiring dengan waktu, requirement suatu perusahaan terhadap sistem manajemen content, seringkali berubah. Dengan lisensi open source, memungkinkan Alfresco untuk dikustomisasi siapapun di perusahaan untuk memenuhi kebutuhan terkini.

Kualitas yang dimiliki Alfresco tercemin dari beberapa penghargaan yang didapatkan :
• Gartner Magic Quadrant 2009 for Enterprise Content Management, positioned in Visionaries Quadrant
• EContent 100 Awards
• Audemars Piguet and European Tech Tour Association : Alfresco the “Next Gem Award", penghargaan untuk perusahaan baru yang terbaik
• Linux Magazine (2008), one of Top 20 Companies to Watch
• Business Computing Magazine : Editor's Choice Award
• InfoWorld Bossie Award : Best of Open Source in Enterprise Applications