3D: DEVELOP your team and DELEGATE, to avoid the DISASTER
(Kembangkan team anda, dan delegasikan pekerjaan anda).
**
Fransisca adalah seorang Director di sebuah perusahaan FMCG. Dia sedang frustasi. Atasannya memberikan feedback yang sangat constructive tetapi juga pedas. Pekerjaan di teamnya banyak yang terbengkelai, dan business nya tidak berkembang sesuai target.
"Saya sudah berusaha semaximal mungkin Pak Pam. Saya kerja sampai malam, bahkan kerja pada hari Sabtu dan Minggu. Tetapi saya tidak beruntung mendapatkan team member yang competent, akibatnya banyak hal yang harus saya kerjakan sendiri"
"Mengapa tidak didelegasikan ke anakbuahnya?" tanya saya.
"Ngajarinnya lama dan masih juga salah-salah terus Pak…"
Malam itu dia menceritakan hal itu saat kami makan malam di /Grams di Senopati. Wagyu steak dan Tater Tots-nya memang enak sekali. Hujan rintik-rintik di luar menambah suasana yang menarik di keremangan Jakarta.
Sambil makan, kami pun membahas permasalahan yang sedang dihadapi oleh Fransisca.
**
Tandy adalah pemilik perusahaan beromzet ratusan milyar per tahun. Istrinya juga membantunya untuk mengelola keuangan di perusahaan itu.
Sudah dua puluh tahun Tandy mengelola bisnis ini (dan berkembang pesat). Tapi untuk itu Tandy harus bekerja keras, siang malam. Bekerja di kantor hampir setiap hari sampai larut malam . Dia belum pernah liburan selama bertahun-tahun tahun. Bahkan saat lebaran, dia pernah harus ikut tender karena perusahaannya punya clien di luar negeri.
Waktu datang ke rumah saya di Sentul hari Sabtu yang lalu, dia capek, dia stress. Seorang teman SMA-nya yang dokter spesialis syaraf bilang ke dia bahwa setelah dilakukan assessment ternyata Tandy sudah mendekati mental-breakdown, stress yang berat.
"Mengapa mesti begitu?", tanya saya.
"Semua harus aku kerjakan sendiri, Pam…"
"Anak buahmu gak bisa?"
"Semua masih harus aku control. Dan kemudian customerku masih minta aku presentasi sendiri"
**
Fransisca dan Tandy bukanlah leader yang baik. Mereka merasa bekerja keras, pulang malam, bahkan kadang kerja sabtu minggu. Mereka merasa bertanggung jawab, loyal dan penuh commitment. Tetapi sebenarnya mereka bukan leader yang baik.
Leader yang baik itu melakukan tiga hal: lead your business, lead your team and lead yourself. Berarti leader yang baik juga mengembangkan tiga hal: develop your business, develop your team and develop yourself.
Berarti mereka tidak menjalankan tugas yang penting , develop the team. Dan ini kesalahan fatal. Seandainya suatu saat, mereka tidak lagi di perusahaan itu (bisa saja sakit berkepanjangan, mengundurkan diri, atau harus pindah karena alasan tertentu), maka team itu akan berantakan seperti sebuah "castle of cards"
**
Terus bagaimana? Jawabannya adalah 2 D: Develop and Delegate.
Banyak yang terjebak, dan hanya melakukan Delegate. Pantes aja yang terjadi adalah Disaster (another D, Jadi sekarang 3D, Develop and Delegate to avoid the Disaster). You have to make sure you develop your team before you delegate. (Ribuan jam untuk ngajari, coaching, dan membiarkan mereka learning on the job).
Satu lagi, develop your team, bukan berarti memproduksi another copy of you. You can' t do that. Tapi melatih mereka, agar melakukan pekerjaan yang anda lakukan dengan style mereka sendiri, tanpa meniru anda. Makanya gak boleh lagi membandingkan anda dengan mereka.
**
Terus apa yang perlu dilakukan?
Coba ikuti beberapa Langkah di bawah ini.
Saya akan menyingkatnya menjadi DECIDE:
Develop them,
Expected Outcome,
Clarify Resources and Responsibility,
Identify potential failure,
Deliver Feedback dan
Express your appreciation:
Let's start …
**
a) DEVELOP YOUR TEAMS
Mengembangkan tim anda adalah bagian penting dari pekerjaan anda, apakah anda seorang pemimpin tim baru atau manajer yang berpengalaman. Team anda membutuhkan pelatihan dan dukungan sepanjang karir mereka – baik sebagai individu maupun sebagai tim – untuk mengembangkan keterampilan mereka dan untuk terus bekerja secara efektif.
Mulailah dengan memahami kebutuhan perkembangan anggota tim anda . Tinjau dan perbarui deskripsi pekerjaan mereka , bicaralah dengan mereka, dan lihat mereka bekerja.
Seringkali, hanya mengajukan pertanyaan yang tepat dapat mengungkapkan kesenjangan pengetahuan dan keterampilan dalam tim Anda. Misalnya, apa bagian penting dari peran seseorang? Dan apa masalah performance tim Anda yang paling mendesak?
Memang mengembangkan, mendidik dan melatih team anda perlu kesabaran. Tetapi percayalah tanpa itu, hidup anda akan menjadi mimpi buruk seperti Fransica dan Tandy dalam cerita di atas.
**
b) EXPECTED OUTCOME
Hanya membuang pekerjaan anda ke orang lain itu bukan mendelegasikan. Project yang anda serahkan harus datang dengan konteks yang tepat dan mempunyai hubungan yang jelas dengan objective dan strategi organisasi.
Sebelum ada yang mulai mengerjakan proyek, mereka harus tahu apa yang harus mereka selesaikan dan kapan, termasuk metrik yang akan anda gunakan untuk mengukur keberhasilan pekerjaan mereka.
**
c) CLARIFY THE RESOURCES AND AUTHORITY
Orang yang anda delegasikan bekerja membutuhkan pelatihan, sumber daya, atau wewenang khusus untuk menyelesaikan proyek yang ditugaskan, itu adalah peran Anda sebagai atasan untuk menyediakan ketiganya. Menyiapkan seseorang untuk tugas yang mustahil akan membuat kedua belah pihak frustrasi; kolega Anda tidak akan dapat mencapai hasil yang diinginkan, dan kemudian Anda mungkin harus memasukkan kembali pekerjaan itu ke dalam daftar tugas Anda.
Berarti hal-hal ini harus sudah jelas sejak di awal: resources yang mereka butuhkan dan authority yang mereka punyai.
**
d) IDENTIFY THE POSSIBLE FAILURES
Tetap manage resiko yang terjadi bila kegagalan terjadi. Namanya juga masih belajar, pasti ada kesalahan yang mungkin terjadi. Jangan dimarahi, selama mereka sudah melakukan yang terbaik. Kalau dimarahi mereka tidak akan berani mencoba lagi. Tetapi coba identify resiko yang mungkin terjadi, dan lakukan scenario planning, seandainya terjadi apa yang bisa dilakukan untuk me-minimize resiko tersebut.
**
e) DELIVER THE FEEDBACKS
Yang seringkali tidak dilakukan adalah menyampaikan feedback yang membangun. Sampaikan apa yang sudah dilakuklan dengan baik, dan juga apa yang perlu diperbaiki. Jangan hanya marah marah karena mereka salah, tetapi tetap hargai usahanya, dan sampaikan bila ada yang masih perlu diperbaiki atau ditingkatkan lagi.
**
f) EXPRESS YOUR APPRECIATION
Terakhir, dan penting, jangan lupa untuk mengapresiasi dan menyampaikan penghargaan. Mereka telah berusaha, mereka telah (atau akan) meringankan beban anda. Sampaikan terima Kasih, puji di depan yang lain, tulis email, traktir mereka, belikan makanan, belikan buku, kalau ada kesempatan naikkan gaji atau bahkan promosikan mereka. Apresiasi anda akan sangat berarti bagi mereka.
**
Fransisca, Tandy, atau para manager lainnya yang membaca artikel ini, it is time to DECIDE (to delegate).
Saya menyingkatnya menjadi DECIDE: Develop them, Expected Outcome, Clarify Resources and Responsibility, Identify potential failure, Deliver Feedback dan Express your appreciation:
**
Salam Hangat
Pambudi Sunarsihanto