FILOSOFI KAIZEN UNTUK MENGUBAH RUTINITAS ANDA
Oleh : Melody Wilding
Walaupun Kaizen umumnya diterapkan dalam konteks perusahaan, filosofinya ternyata bisa kita gunakan untuk memperbaiki rutinitas dan proses kerja kita juga.
Menggunakan Kaizen, kita akan mampu mencapai kondisi total dan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi.
Kali ini, saya akan memaparkan bagaimana cara menggunakan Kaizen untuk memperbaiki rutinitas kerja kita sebagai individu, baik dalam pekerjaan kantor, pekerjaan terkait hobi, ataupun proyek di rumah.
Pada tahun-tahun setelah Perang Dunia II, para eksekutif di perusahaan manufaktur mobil Amerika mengunjungi pabrik-pabrik Toyota di Jepang untuk mempelajari bagaimana perusahaan itu dapat memproduksi begitu banyak kendaraan dengan begitu cepat.
Mereka menemukan filosofi yang memanusiakan manusia—yang mendorong inovasi pabrikan—yang secara intrinsik memotivasi pekerja untuk mengubah proses, prosedur, dan diri mereka sendiri menjadi lebih baik.
Bukannya menghukum pekerja karena kesalahan yang mereka perbuat, Toyota mendorong pekerja untuk menghentikan produksi setiap saat untuk memperbaiki masalah atau memberikan saran kepada manajemen tentang cara mengurangi kesalahan dan hal-hal yang tidak perlu dan meningkatkan efisiensi.
Akibatnya, di pabrik-pabrik Toyota hanya terjadi sedikit kesalahan dan memperoleh keuntungan dari perbaikan yang konsisten.
Filosofi ini—yang disebut Kaizen—adalah salah satu 'oleh-oleh' yang dibawa pulang para eksekutif Amerika ke negara mereka.
Sejak saat itu, Kaizen telah merevolusi banyak industri, mulai dari perawatan kesehatan hingga pengembangan perangkat lunak.
Sederhananya, pendekatan Kaizen didasarkan pada keyakinan bahwa perbaikan yang terus menerus dan bertahap (continuous improvement) akan mewujudkan perubahan substansial dari waktu ke waktu.
Ketika tim atau kelompok pekerja di sebuah pabrik menerapkan Kaizen, mereka tak mengalami ketidak-puasan, keresahan, dan kesalahan yang sering terjadi berbarengan dengan inovasi besar.
Hal itu selaras dengan makna kata dalam bahasa Jepang "kaizen," yakni "perubahan yang baik."
Sementara Kaizen biasanya diterapkan pada proses industri seperti rantai pasokan dan logistik, filosofi ini juga berguna dalam konteks produktivitas pribadi dan kebiasaan kerja individu.
Anggap saja Kaizen sebagai antidot dari kata-kata motivasi "go big or go home" yang sering kita temukan.
Kaizen bukan tentang bekerja lebih banyak dan lebih keras, tetapi lebih tentang penyesuaian yang bijaksana, menerima kegagalan, dan menerapkan pembelajaran agar kita bisa bekerja dengan lebih baik.
PRINSIP DASAR KAIZEN
Yang mendasari Kaizen adalah dedikasi untuk meningkatkan efektivitas, kepuasan, dan mengurangi waste (tindakan atau langkah apa pun dalam proses yang tidak menambah value/nilai).
Prinsip inti dari Kaizen meliputi:
Membakukan suatu proses sehingga dapat diulang dan diorganisir
Berfokus pada kemampuan mengukur dan mengevaluasi kemajuan menggunakan data
Membandingkan hasil dengan target (apakah kita memenuhi janji kita?)
Inovasi cara-cara baru dan lebih baik untuk mencapai hasil yang serupa
Menanggapi perubahan keadaan dan mengembangkan metode kerja yang kita gunakan dari waktu ke waktu
Karena Kaizen adalah filosofi, dan bukan sistem yang kaku, ia fleksibel dan mudah beradaptasi dengan gaya kerja, preferensi, dan kepribadian kita.
Kita bisa melakukan plug-and-play dalam memilih pendekatan Kaizen, tergantung pada apa yang paling sesuai untuk kita.
Sebagai contoh, ada beberapa orang yang hidup dengan prinsip "lakukan 1% lebih baik setiap hari."
Yang lain memilih untuk menggabungkan Kaizen melalui pendekatan 5S (Sort, Straighten, Shine, Standardize, Sustain).
3 CARA MENERAPKAN KAIZEN DALAM KEHIDUPAN PRIBADI KITA
Jika prinsip-prinsip Kaizen terasa membebani secara teori, yakinlah bahwa manusia dirancang untuk melakukan perbaikan, artinya sebagian besar prinsip-prinsip ini dapat diterapkan secara intuitif.
Berikut adalah tiga cara agar kita bisa mulai menerapkan pendekatan Kaizen dalam kehidupan kerja kita.
Baik ketika kita ingin menjadi lebih produktif di kantor dengan mengurangi gangguan, atau berupaya menyelesaikan proyek kreatif seperti menulis buku, kiat-kiat ini dapat membantu kita sampai di sana—secara bertahap.
1. CARI TAHU DIMANA WAKTU DAN ENERGI KITA TERBUANG
Salah satu prinsip inti Kaizen adalah pengurangan waste (pekerjaan tambahan yang tidak penting dan tidak memberi nilai tambah), dan itu berperan dalam lebih banyak skenario ini daripada yang mungkin kita pikirkan.
Kunci untuk menghasilkan lebih banyak produktivitas adalah dengan melakukan lebih sedikit, bukan lebih banyak.
Jika kita tidak pernah dapat menemukan waktu untuk mencurahkan perhatian pada proyek-proyek yang penting bagi, mungkin saja sebagian waktu kita dihabiskan oleh tugas-tugas yang tidak perlu. P
eriksalah tugas apa yang perlu atau bisa ditinggalkan.
Kita seringkali tidak mengetahui adanya hal-hal yang menjadi sumber 'waste', jadi mulailah dengan mengaudit jadwal sehari-hari.
2. LACAK SETIAP TUGAS YANG DILAKUKAN DAN WAKTU YANG DIBUTUHKAN SELAMA BEBERAPA MINGGU
Setelah memiliki data ini, lakukan penilaian apakah setiap tugas benar-benar diperlukan.
Jika kita telah memilih beberapa tugas atau pekerjaan yang penting, bagaimana kita bisa melakukannya dengan lebih baik atau lebih cepat dengan meningkatkan skala diri kita?
Bisakah kita membuat template untuk laporan atau email tertentu yang sedang ditulis, misalnya?
Banyak pemimpin yang berpendapat ini adalah latihan yang berguna.
Mereka dapat membebaskan diri dari rapat tidak berguna yang tidak benar-benar membutuhkan kehadiran mereka, atau menghilangkan tugas-tugas yang tidak menghasilkan hasil nyata selain hanya menambah pekerjaan saja.
3. TANYAKAN PADA DIRI KITA : LANGKAH KECIL APA YANG BISA DILAKUKAN AGAR KITA BISA MENJADI LEBIH PRODUKTIF DAN LEBIH EFISIEN ?
Saat mulai mengidentifikasi area untuk perbaikan, kuncinya adalah memulai dengan perubahan yang mampu kita gigit, kunyah dan telan.
Mulai dari hal kecil.
Seringkali, naluri kita adalah ingin langsung melakukan hal-hal yang besar.
Kita seringkali tak sabaran dan menginginkan hasil, jika tidak dalam semalam, maka dalam seminggu atau sebulan.
Tetapi ketika kita menganggap bahwa perbaikan bertahap dari waktu ke waktu jauh lebih bisa kita lakukan dengan terus-menerus (dibandingkan dengan perubahan besar-besaran), mulai dari yang kecil tampaknya semakin menarik, meskipun itu membutuhkan kesabaran.
Jika, misalnya, kita mencoba untuk meningkatkan produktivitas di kantor sehingga tidak harus bekerja selama makan siang, pikirkan apa perubahan minimal yang dapat membantu kira mencapai hal itu.
Mungkin itu berarti tiba di kantor untuk bekerja 15 menit lebih awal setiap pagi, sehingga kita tak perlu terburu-buru.
Atau kita juga bisa mengatur alarm di ponsel untuk pengingat waktu istirahat, membuat kita cenderung bekerja lebih fokus dan tak sering-sering bersantai atau ngemil saat kerja.
Jika metode-metode itu tidak membuat perbedaan, teruslah mencoba sesuatu yang lain. Dan jika ada metode yang benar-benar membuat perbedaan, terus perbaiki kebiasaan yang baru ditemukan itu, sedikit demi sedikit.
Sisihkan waktu untuk meninjau mana yang berhasil dan mana yang harus diperbaiki
Ketika kita sibuk, kita tidak meluangkan waktu untuk mengevaluasi apa yang berhasil dan apa yang tidak.
Tetapi agar Kaizen berpengaruh, kita perlu merenungkan seberapa baik kita melakukannya, terutama ketika kita merasakan titik gesekan.
Seperti karyawan Toyota yang menghentikan jalur produksi, berhenti sejenak dan dokumentasikan poin-poin di mana produktivitas pribadi kita mandek, atau ketika kita merasa terganggu, frustrasi, atau kurang fokus.
Reaksi-reaksi itu menandakan kerusakan dalam sistem yang perlu diperbaiki.
Tetapi yang lebih penting, hal itu menjadi kesempatan untuk mempraktikkan pengendalian diri dan memperlambat kerja untuk melihat hal-hal yang bisa diperbaiki.
Kita bisa melakukan review mingguan, misalnya satu jam pada hari Minggu malam untuk memprioritaskan fokus dan proyek kita untuk minggu berikutnya.
Penting untuk mencapai keseimbangan antara pengoptimalan dan penghargaan dengan mengintegrasikan pengalaman positif dan negatif.
Coba lakukan twist pada praktik syukur harian kita yang khas:
Apa yang "berjalan sangat baik" sepanjang hari yang saya lalui?
Apa "titik rendah" saya pada hari itu?
Apa yang bisa saya tingkatkan untuk kali berikutnya?
Apa yang saya bisa banggakan hari ini?
Apa yang saya pelajari?
Hasil dari menerapkan filosofi Kaizen
Kaizen adalah alternatif dari perasaan kekalahan dan kegagalan yang kita alami setelah menetapkan resolusi atau tujuan yang terlalu ambisius, lalu kemudian gagal beberapa minggu kemudian.
Dan sementara Kaizen tidak akan mengubah hidup kita dalam semalam, metode ini dapat membuat perubahan yang signifikan sedikit demi sedikit.
SELAMAT MENCOBA DAN SALAM SEHAT DAN SALAM SUKSES !!!
ARIGATO !!!