Translate

Sunday, May 01, 2016

1000 entrepreneur, angka yang mustahilkah bagi APKOMINDO?

Dalam seminggu kemarin, kami mengikuti beberapa kegiatan, skala Nasional dan lokal. Diantaranya adalah kegiatan Seminar Nasional E-commerce di Indonesia yang pertama, atau dikenal dengan IESE 2016, yang berlangsung di ICE BSD. Acara ini dibuka oleh Presiden Jokowi, dan dihadiri oleh beberapa menteri tekait . Satu lagi adalah kegiatan dari komunitas Excellent yang dilakukan oleh salah satu komunitas yang fokus menggarap UKM dengan tema Enterpreneur dalam era digital. Kedua kegiatan ini bernafaskan hal yang sama, yaitu bagaimana era digital saat ini yang telah banyak mengubah ekonomi Indonesia. Perbedaannya tentu jelas, kegiatan yang skala nasional, menekankan dukungan Pemerintah , swasta untuk mendukung era digital ekonomi yang sedang berlangsung saat ini, dan didalamnya juga ada kegiatan Workshop yang secara khusus mengupas trik, teknis dan masalah yang dihadapi oleh para pemula, pemain digital. Kegiatan lokal komunitas juga banyak dilakukan tidak hanya oleh komunitas Excellent, tapi banyak komunitas lain yang menggarap hal yang sama, yaitu membantu, mengubah, mempersiapkan para pemain UKM untuk bersaing dalam dunia digital.

Tidak lupa juga, angka 1000 entrepreneur , atau 1000 technopreneur juga dicanangkan oleh Asosiasi Digital Entrepreneur Indonesia (ADEI), bahkan ditambahkan 1000 entrepreneur lagi oleh APKOMINDO. Semalam berbincang dengan Asosiasi Pedagang Online Indonesia yang juga mencanangkan 1000 entrepreneur yang bisa mereka hasilkan, dan jangan lupa Kominfo dengan target 1000 technopreneur di 2020 juga menjadi fokus yang mereka sedang garap.

Sungguh ajaib angka 1000 ini, dan tentu saja bukan angka yang mustahil untuk bisa kita kejar dan kerjakan bersama. Bagaimana polanya ?

Dari Kominfo, mereka memfokuskan diri dengan melakukan rangkaian kegiatan Seminar (Talks) dengan target 8000 peserta. Dari sini akan disaring peminat dalam kegiatan pelatihan (Workshop) untuk mencari 4000 peserta. Kemudian akan dilakukan kegiatan Lomba (Hackatons) untuk mendapatkan 2000 kandidat. Dari sinilah kemudian difilter lagi dalam kegiatan Bootcamp untuk mendapatkan 1000 kandidat Technopreneur . 1000 ini kemudian dilakukan investasi , valuasi. Semua rangkaian ini mulai dari ide solusi, inkubasi dan aselirasi. Pemerintah akan membantu swasta yang ingin terlibat dan berkontribusi dalam rangkaian kegiatan ini. 

Apa yang bisa kita lakukan ? Tentu jelas rangkaian seminar, Workshop, Hackatons hingga Bootcamp dapat kita lakukan, tentunya bekerjasama dengan banyak pihak. Bagi APKMINDO, yang telah membangun kerjasama dengan lintas kementrian terkait, diantaranya KOMINFO, KEMENDIKNAS, KEMENTRIAN PERINDUSTRIAN, serta institusi finansial seperti Bank Mandiri, maka hal ini bisa dilakukan dengan mudah. Konsep dan rangkaian kegiatan juga diharapkan mendapatkan dukungan dari berbagai DPD di daerah. Karena ternyata potensi dari daerah juga sangat banyak. Kami menjumpai banyak potensi technopreneur bagus dari kota Bandung, Surabaya, Yogya dan Makasar. Dengan keterlibatan DPD daerah, maka eksistensi APKOMINDO menjadi sangat penting. Target peserta dapat merupakan anak didik kita, khususnya SMK, mahasiswa dan publik. Kami menemukan juga banyak UKM yang perlu solusi , dan disinilah peran para technopreneur muncul untuk membantu mereka.

Jangan lupa juga, berbagai perusahaan besar telah banyak mempersiapkan diri untuk terlibat. Ada IBM yang memberikan solusi mudah bagi UKM , dengan hanya menggunakan aplikasi berbasis klik And drop, maka platform ecommerce bisa siap digunakan. Ada INTEL yang tetap mendorong penggunaan desktop dan laptop sebagai platform utama , disinilah juga rekan APKOMINDO dapat terus menyuarakan penggunaan desktop, meskipun memang diakui saat ini penggunaan mobile phone dan tablet semakin menggerus pemanfaatan desktop atau laptop.

Pihak Bank yang selama ini seolah menunggu, sekarang mereka melakukan pola jemput bola terhadap pemain dunia digital. Kita lihat bank menggarap UKM dan membantu mereka dalam pendampingan menggunakan media digital. Ada bank yang melakukan kegiatan Hackatons , sela ini pembiayaan yang akan menjadi ujung tombak mereka mendukung dunia digital. Dan ada beberapa fakta menarik yang kami jumpai, di beberapa pemain dan pedagang online yang bertransaksi hingga 4 M per bulan, hanya dengan mengandalkan berjualan di Instagram dan Facebook. Luar biasa.

Salah satu yang menarik juga adalah keputusan Presiden Jokowi untuk membantu UKM bertambah pesat dengan memotong proses birokrasi khususnya pada waktu membuat perusahaan. Semua ini seolah mendukung konsep Co-working Space , konsep tempat kerja bagi para pemula , pemain online yang harus memiliki tempat bisnis, dan dapat menggunakan tempat bisnis secara bersama. Ini juga bisa digarap oleh rekan APKOMINDO yang memiliki tempat luas yang dapat disewakan bersama.

Kegiatan Workshop dan Hackatons tentunya memerlukan pendampingan khusus, mulai dari pengembangan produk, teknikal hingga persiapan untuk masuk ke pasar, baik secara bisnis, Marketing, legal, dan pembiayaan. Disini juga kita bisa berperan. Dengan mempersiapkan pelatihan, pendampingan baik sebagai inkubator ataupun akselerator . APKOMINDO bahkan memfokuskan diri bekerjasama dengan universitas dengan mempersiapkan program RUMAH TUGAS AKHIR.

Pemerintah bekerjasama dengan banyak pihak mempersiapkan modul dan program pelatihan, yang mungkin bisa dishare ke banyak komunitas . Peran kedekatan APKOMINDO kembali menjadi kunci untuk mendapatkan akses informasi terkait hal ini.

Berbagai kegiatan dan kerjasama dapati dijalin dengan kegiatan Pertemuan, atau meetups, baik secara offline ataupun online. Dengan meetups online tentu tidak menjadi kendala untuk melakukan pertemuan secara online menggunakan teknologi. 

Kita juga harus memilih fokus , baik dalam pelaksanaan seminar , Workshop , Hackatons dan Bootcamp . APKOMINDO bekerjasama dengan KPTIK menggarap fokus anak SMK seIndonesia. Kemudian bekerjasama dengan ADEI, APOI dan Komunitas Excellent menggarap fokus UKM. Dengan fokus ini diharapkan APKOMINDO dapat berperan aktif untuk mencetak 1000 Enterpreneur Indonesia.

Fanky Christian
Director
PT. DAYA CIPTA MANDIRI SOLUSI
mobile: 62-812-1057533 / 0881-8857333
skype: fankych1211
   

Saturday, April 23, 2016

Apakah anda CHICKEN ENTREPRENEUR ?

4 Ciri Seorang Chicken Entrepreneur dan Karakteristiknya

Chicken-Entrepreneur-dan-Karakteristiknya
Image dari Entrepreneur.com
Dalam dunia bisnis, pengusaha atau entrepreneur memang ada bermacam-macam tipe. Pengusaha yang juga seorang manusia adalah seorang yang akan mempunyai tabiat atau jenis karakter tertentu. Beberapa ahli bisnis mengelompokkan para pengusaha ini menjadi dua kategori berdasarkan karakter yang dimilikinya.
Pertama adalah #entrepreneur tipe pengambil resiko. Mereka ini adalah orang-orang yang tak kenal gentar dan berani mengambil resiko bisnis. Tipe kedua adalah apa yang kini dikenal denganChicken Entrepreneur yaitu seorang pengusaha yang dalam arti singkat merupakan kebalikan dari tipe pertama, artinya mereka ini pengusaha yang takut mengambil resiko dan penuh dengan perhitungan bisnis.
Seperti apakah orang yang disebut chicken entrepreneur ini sebenarnya? Berikut karakteristiknya.

1. Menghindari Pengeluaran

Karakteristik pertama dan utama dari seorang chicken entrepreneur adalah mencari segala cara untuk bisa menghindari pengeluaran. Dalam menjalankan bisnisnya, mereka jarang yang menggunakan kantor, namun mereka akan memanfaatkan apa yang ada, seperti rumah, nongkrong di cafe, atau tempat-tempat umum yang bisa memberikannya ruang kerja gratis.


Untuk website, seorang chicken entrepreneur ini lebih memilih untuk mencari blog gratisan seperti wordpress atau blogspot untuk melakukan promosi dan pemasaran online. Untuk rekrutmen pegawai, mereka akan lebih mencoba untuk sebisa mungkin bekerja sendirian terlebih dahulu diawal usaha atau kalau pun merekrut, mereka akan menawarkan sistem bagi saham daripada harus menggaji mereka.
Meski banyak para pakar bisnis yang menasehati bahwa ketika #startup masih dalam tahap awal seorang pengusaha harus berhati-hati dan tidak terlalu mudah memberikannya. Namun bagi seorang chicken entrepreneur, strategi ini adalah sebuah keuntungan tersendiri.

2. Mengesampingkan Kreativitas

Tidak selamanya inovasi itu baik menurut semua orang, setidaknya ini berlaku bagi seorang chicken entrepreneur. Menurut mereka daripada capek-capek memeras otak untuk menciptakan inovasi, mereka lebih nyaman untuk menunggu dan mengamati bisnis orang-orang yang sudah sukses. Kalau pun mereka mau sedikit berinovasi mereka hanya akan menggunakan rumus andalan ATM (Amati, Tiru, Modifikasi) dari bisnis yang sudah sukses.
Bisnis yang dijalankan seorang chicken entrepreneur ini memang cenderung berkonsep konvensional atau bertema lama dan tradisional. Dalam hal pemasaran, mungkin saja para seorang chicken entrepreneur ini masih saja menggunakan pemasaran lama yang bersifat offline.
Meski sebenarnya promosi online saat ini sedang booming, ia akan tetap bertahan dengan pemasaran lama hingga ia benar-benar yakin seratus persen dengan melihatnya sendiri bahwa#pemasaran online benar-benar teruji bisa mendatangkan keuntungan.

3. Melakukan Apa Yang Hanya Sesuai Dengan Dirinya

Menurut seorang chicken entrepreneur, melakukan hal yang sebidang dengan pendidikan dan pengalaman kerja adalah sesuatu yang baik dan akan membuat jalan menuju kesuksesan. Akan sangat memberatkan dan menakutkan bagi seorang chicken entrepreneur untuk berpindah atau hanya sekedar mencoba memulai hal diluar bidangnya. Maka dalam menjalankan bisnis, seorang chicken entrepreneur akan terus menerus bergerak pada hal yang dipahami dan dikuasainya.
Sesuatu yang baru bagi mereka adalah hal yang tidak menarik. Meskipun hal yang baru bagi dirinya itu jelas-jelas memiliki potensi dan peluang besar untuk mendapatkan keuntungan, mereka seorang chicken entrepreneur ini tidak akan berpaling dan akan tetap menjalankan bisnis yang dipahaminya.
Mencoba hal baru diluar pengetahuannya bagi seorang chicken entrepreneur memang merupakan sesuatu yang jarang dialami. Menurut mereka kesuksesan bisnis hanya akan datang dari bidang yang sudah dikuasainya selama bertahun-tahun.
4. Pilih-Pilih Partner Bisnis
Seperti yang telah disebutkan diawal, seorang chicken entrepreneur adalah orang yang penuh pertimbangan dalam hal apapun termasuk mencari partner bisnis. Bahkan jika sebenarnya mereka bisa melakukannya sendiri, meraka lebih nyaman untuk melakukannya sendiri. Kalaupun harus berpartner, mereka seorang chicken entrepreneur ini tidak mau untuk mengandalkan parter mereka ini untuk menjalankan bisnis.
Untuk mencari partner sendiri, para chicken entrepreneur ini akan memilih dengan sangat selektif untuk mengambil mitra yang lebih strategis dan orang-orang yang benar-benar bisa dipercaya. Umumnya untuk mengambil keputusan untuk partner yang pas untuk dirinya, seorang chicken entrepreneur ini akan mengambil langkah teraman atau jalan tengah untuk menghindari kegagalan di masa yang akan datang akibat berpartner dengan orang yang beresiko.

5 Tips Untuk Mempertahankan Bisnis Setelah Terjadi Krisis

5 Tips Untuk Mempertahankan Bisnis Setelah Terjadi Krisis

Mempertahankan-Bisnis
Setiap bisnis atau perusahaan pasti akan mengalami masa-masa krisis. Apapun bentuknya, krisis itu pasti akan kita temui dalam proses membangun usaha, mulai dari kisis keuangan, krisis inovasi, bahkan krisis karyawan potensial.
Sebenarnya kita tidak perlu panik, karena dari krisis itulah kemampuan #entrepreneurshipkita akan semakin teruji dalam mengembangkan bisnis. Ketika kita bisa melewati krisis, itu adalah sebuah batu loncatan untuk meningkatkan kedewasaan dalam menghadapi sebuah masalah.
Apalagi untuk bisnis yang telah berlangsung selama bertahun-tahun, pasti telah mengalami pasang surut. Suatu saat berada pada titik puncak, dan suatu saat ada di titik terendah yang pasti sulit untuk bertahan. Apapun itu, kita harus tetap bertahan menghadapinya, apalagi jika bisnis tersebut adalah sumber penghasilan Anda.
Menjalankan bisnis Anda sendiri adalah sebuah tantangan, ketika ada masalah kita pasti tergoda untuk berhenti dan lari dari kenyataan. Namun, bisnis yang telah diterjang badai kemudian muncul lagi, pasti akan menjadi bisnis yang lebih kuat yang bisa diwariskan pada generasi selanjutnya. Berikut ini adalah 5 tips untuk mempertahankan bisnis setelah krisis.


1. Jangan Memotong Anggaran, Berinovasilah

Setelah krisis, reaksi yang biasa kita lakukan adalah memotong anggaran dan berusaha menyingkirkannya atau bahkan menutup bisnis  selamanya. Apalagi ketika bisnis kita terancam tutup dan bayangan tentang hutang selalu menghantui. Namun mempertahankan bisnis Anda setelah setelah krisis membutuhkan kepercayaan diri yang tinggi dan keberanian untuk menghadapinya.
Hal pertama yang bisa dilakukan adalah dengan menjaga hubungan baik yang sudah ada dengan partner bisnis dan pastikan Anda tidak dilupakan. Percaya diri di depan pelanggan, staf, dan supplier akan membantu kita untuk selalu berpikir positif dan mengubah bisnis. Cara untuk mengubah bisnis adalah dengan mencari peluang untuk berinovasi di sektor Anda. Fokus pada kekuatan yang kita miliki dan gunakan untuk mengubah diri menjadi yang terbaik dengan kekuatan itu.

2. Jangan Terpaku Pada Kegagalan

Cari tahu dulu kesalahan yang terjadi kemudian atur strategi untuk menghindarinya agar bisnis terus berkembang. Jadikanlah kesalahan dan kegagalan sebagai kesempatan untuk belajar dan menganalisia hal-hal yang harus diulang atau dihindari agar semakin baik ke depannya.
Banyak pelajaran berharga yang akan kita dapat dengan mempelajari kesalahan dan kegagalan. Buatlah rencana ke depan tapi jangan acuhkan hal-hal yang mungkin terjadi. Jika ternyata gagal jangan putus asa, teruslah maju dan kembali fokus. Jangan tenggelam dalam masa lalu karena kita semua tahu bahwa masa lalu tidak akan bisa diubah.

3. Pastikan Tim Anda Bekerja Sebaik Mungkin

Orang-orang baik sangat penting bagi kesuksesan bisnis Anda, entah bekerja dengan tim beranggotakan 2 atau sampai 50 orang. Perhatikan tim Anda, amati kekuatan mereka, dan pikirkan cara untuk menggunakan kekuatan mereka untuk keuntungan bisnis.
Contohnya, jika ada anggota tim yang tidak bersungguh-sungguh dalam bekerja, maka kita bisa memindahnya ke posisi lain yang lebih sesuai dengan kemampuannya atau bahkan mengeluarkannya. Pastikan Anda didukung oleh tim yang loyal dan selalu mau membantu. Apalagi di saat krisis, kita harus bisa menyatukan visi dengan anggota tim.

4. Kesuksesan Kecil Bisa Menjadi Katalis Untuk Perubahan Besar

Jangan pernah sepelekan pekerjaan kecil yang kita terima, karena bisa saja klien yang puas akan selalu kembali pada Anda dengan proyek yang lebih besar. Dalam masa krisis, tetap berikan pelayanan yang memuaskan kepada klien dan lakukan pekerjaan dengan sebaik mungkin. Bentuk kesuksesan sekecil apapun layak untuk disyukuri, karena kita tidak tidak pernah tahu masa depan dan apa yang akan dibawa oleh kesuksesan kecil itu.

5. Semuanya Butuh Waktu

Saat menghadapi krisis, keberhasilan yang kita capai tidak akan kembali dengan instan seperti pantulan bola. kita harus berani dan terus bekerja dengan sangat keras. Kita harus berkembang dan berubah sesuai dengan perubahan waktu karena bisnis kita tidak akan sama antara sebelum dan sesudah krisis.
Oleh karena itu, kita harus maju bersama waktu dan berubah seiring berjalannya waktu. Jangan pernah takut menghadapi krisis dalam berbisnis, jadilah lebih kuat dan dewasa di setiap krisis yang melanda. Semoga menginspirasi.

Wednesday, April 13, 2016

WE TRAIN OUR CHILDREN FOR THE JOBS THAT DON'T EXIST YET NOW

WE TRAIN OUR CHILDREN FOR THE JOBS THAT DON'T EXIST YET NOW
-BUILDING LEARNING AGILITY FOR OUR NEXT GENERATION

(Kita mendidik anak-anak kita untuk pekerjaan yang sekarang belum ada).

Kadang-kadang saya cemburu dengan kakak-kakak saya. Mereka semua menjadi dokter. Dan saya masih ingat betapa mudahnya mereka menjelaskan pekerjaan mereka ke nenek saya di Magetan.
Saya memulai karier saya sebagai "artifical intelligence programmer".
Dan bayangkan bagaimana saya harus menjelaskan apa yang saya lakukan kepada nenek saya atau orang tua saya ketika mereka bertanya,"Gaweyanmu ke apa?" (What do you do for living?).

But perhaps this is life. Hidup berganti begitu cepat, bisnis is changing also so fast. Dan species yang paling sukses bukanlah yang paling kuat atau paling cerdas, tapi yang mampu beadaptasi dengan perubahan.
A lot of jobs we do now, did not even exist some years ago.
Banyak pekerjaan yang kita lakukan sekarang, memang belum ada pada jaman dulu.

Saya yakin pekerjaan seperti digital advertising, social media recruiter, actuaria, underwritter, big data analyst belum ada pada jaman orang tua kita (atau bahkan pada saat kakak-kakak kita belanja di Aldiron Plaza).
Dan kesimpulan yang sama bisa kita tarik bahwa job yang akan dilakukan anak anak kita nanti belum ada pada hari ini.
We dont even know the job that they will do in the future after they graduate fron their university.

Padahal mereka harus kita didik, kita latih, kita educate sekarang. 
Jadi bagaimana dong?
Ada 3 hal yang bisa

PERTAMA, Watch, read, observe and learn:
Pelajari apa trend yang akan terjadi di masa depan: 
1.a) Globalisasi
Think Global Act Global. 
Dunia sudah semakin kecil dan semakin sempit.
People will be connected with anyone, anywhere at any time.
People want to actively contribute in global initiative.

1.b) Urbanisasi
Kita tidak bisa menghindar dari kenyataan bahwa people will move to big cities (unfortunately), and modern lifestyle will continue to dominate the world.

1.c) Digitalisasi.
Everything will go digital: sales, marketing, e-commerce, banking, e-government.
They will be everywhere.
You have only 2 choices. D or D. Digitalize your self or Die.

1.d) Weconomy.
(Dari kata we dan econom)
Dengan terbukanya pasar global, global funding dan crowd funding akan mendominasi bisnis di masa depan.

1.e) Betterness
Di masa depan bisnis akan jauh lebih memikirkan bukan hanya pada short term profit (ehm..ehm... quarterly earning).
Semua bisnis akan memikirkn aspek sosial responsibility, environmental friendly, apa yang bisa mereka lakukan untuk berbuat baik kepada masyarakat dan bagaimana mereka berkontribusi untuk mewariskan bumi yang lebih hijau dan lebih baik ke generasi penerus kita

KEDUA,  Passion and Hardwork. 
Motivasi, dorong dan beri semangat ke mereka untuk belajarkeras dan bekerja keras. Agar mereka berprestasi semaksimal mungkin.
They still have to be the best in what they do.
The competition will be more difficult.
There is no choice, they have to:
- have passion, enjoy what they do
- work smarter and harder
- be open mind and continuously learn

KETIGA, Building Learning Agility.

Membentuk minat dan kemampuan untuk mempelajari hal hal yang baru.
Apapun yang mereka pelajari di sekolah dan universitas hanya mempersiapkan mereka untuk menyerap knowledge dan memecahkan masalah. Tetapi contentnya sendiri akan terus berubah.
Itulah mengapa saya merecruit Management Associates di perusahaan saya sekarang. Dan ternyata mereka berprestasi dengan sangat baik meskipun mereka bukan lulusan ekonomin atau akunting. Mereka ada yang lulusan teknik mesin, micro biology ...dll. Yang penting adalah bagaimana mereka mempunyai learning agility.
Kemampuan ini bisa dibentuk dengan cara:
- Expose to different things.
Daripada liburan ke Bali atau Sinagapore (atau ke US) tiap tahun, kenapa tidak ke Ujung Kulon, ke Badui, ke Vietnam, Mongolia, Mumbai, Manila.
It may not be fun. But you will expose them to different culture, language and places.
- Encourage them to learn at least 3 languages. Language skills will be important.
- Encourage them to learn a new hobby... music, aikido, pencak silat, polo air, rugby ....
- Encouge them to learn to take risk 
- Teach them to be open mind and accept different view/perspective on anything
- Continously ask them to get out of the comfort zone
- test their ability to handle difficult challenge/situation in their life.

TERAKHIR, train them to enjoy life.
Ajak mereka menikmati hidup.
Life is fun. Dari kecil ajak mereka melakukan hal hal yang mereka suka.
Mereka harus tahu.
Life is not a sprint. Life is a matathon.
Hidup adalah perjalanan panjang. Jaga stamina. Istirahat. Minum air. And enjoy your journey .....

Kita coba yuk?
Semoga dengan melakukan ini kita bisa mendidik generasi berikut yang lebih baik,  untuk masa depan Indonesia yang lebih cemerlang.

By the way, the title is about our children. 
But I am sure you understand that the concepts that we share could also be applicable to our team, and ourselves.

Warm Regards

Pambudi Sunarsihanto

Fanky Christian
Director
PT. DAYA CIPTA MANDIRI SOLUSI
mobile: 62-812-1057533 / 0881-8857333
skype: fankych1211
   

Monday, April 11, 2016

How can PPM tools help in the daily life of a PMO Manager

How can PPM tools help in the daily life of a PMO Manager

PPM ToolsI confess: I like PPM tools and I’m not a sales person. Scary, isn’t it?
Though I admit, I used to work for a tool vendor, selling tools and process consulting, but that was a long time ago now.
During my time, I have seen some very successful PPM (Project Portfolio Management) tool implementations but I’ve also seen some failures along the way.
In this post, I would like to give an overview on how PPM tools can be helpful in the daily life of a PMO Manager.

How to make the PMO successful

To start off with: There are many activities that you can do to make a PMO very successful, like providing training to Project Managers, performing resource supply and demand management or assisting with the project prioritisation process.
But one of the key and critical get rights is to provide the management team with information on the performance of the project portfolio investment. Management questions need to be answered quickly, for example: What is the forecast? Will we make our financial year target? We need to save $2mil from our portfolio budget, what would you recommend?
In order to answer the above questions, it is essential to have the supporting information compiled:
  • In a clear and consistent format
  • In a timely manner
  • In an accurate and concise manner
Doing this will provide visibility around the project portfolio and will facilitate decision-making. Without this in place, it just becomes a guesstimate and the Business / PMO ends up flying blind.
There will be no way of knowing to what extent the project portfolio investment will support the companies 12 month objectives and where the portfolio will be financially at the end of the financial year.
There could even be possible costs to carry over, but you wouldn’t be able to see this until it happens. You end up with a PMO of fire fighters, who are reacting to events that unravel – rather than a PMO that is well planned, in order and controlled.

Typical EnvironmentTypical Business Environment

Collecting and analysing the required information and data is hard. Often the information is stored not only in different places and in different systems but it often comes in different formats too.
For example: Project Managers might use MS Excel for their financials, MS Project for their project scheduling and then they might present status updates in the form of a PowerPoint presentation.
To continue, business cases are typically written in MS Word and meeting notes are often captured within various emails.
Some of the team expenses are directly entered into the expense system (for example Oracle) and team resource information can be found in an HR System.
No wonder it can be very difficult to get together all of the required information and it can turn into an absolute nightmare. Data collection and analysis is very time consuming and by the time the report is finished – the data is already out-dated and ad hoc reporting is nearly impossible.
Imagine that this process needs to be repeated every month again and again. There is hardly any time left for the PMO to provide any ‘real’ value.

Can PPM tools help?

So where can PPM tools help? What can they do for you?
In general all PPM tools can perform the following:
  • They can create, manage and view project data that is entered and stored in a database. This includes project proposals, plans and ongoing projects.
Some PPM tools can help you with:
  • Project prioritisation – assist with ranking of your projects by using scorecards.
  • Project portfolio optimisation via scenario modeling: If we postpone one of our projects, what impact does this have on our portfolio investment?
  • Plan projects and manage the execution of approved projects (work flow management).
  • Manage the supply and demand of project resources. Viewing and managing the utilisation of your project team and assisting with hiring decisions.

Data Flow PPM ToolsHow do tools work?

In order to get the tool to work for you, you need project data. The more data you have, the more information you get.
Data can come from key participants like:
  • Project Team Members: who are entering their time against a project, which will translate into project cost (hrs * resource rate = cost)
  • Project Managers: who plan and manage their projects (status, financials, risks, issues, action items…)
  • PMO Managers: who set up new proposals and projects and who manage the governance process (gate ways, mandatory documents, financials)
  • Team and / or Resource Managers: who enter resource requests and perform resource allocation
If your entire team is using the tool for planning and managing the project then you will get a holistic view of your project portfolio. If only some team members are using the tool – for example the IT department – then your information is incomplete and your predictions are not as accurate as they could be.
One important thing to remember: There is a saying: “Crap data in, will equal to crap data out”. I guess this is right. So, the quality of your data is key to your success.

How can you use tools to your advantage

Tools can make your life as a PMO Manager so much easier. They can save you time, money and effort at the following activities:
  • Manage your project portfolio investment – provide visibility on project performance to facilitate decision-making. This includes: reports on programs, projects, and portfolios. Information on: plan, cost, budget, resource, schedule etc.
  • Manage financials – regulate your financial health. Manage costs with time keeping, expense and capital expenditure tracking.
  • Manage Resources – optimise your resource utilisation. Perform capacity planning and manage resource assignments.
  • Prioritise portfolios – deliver the business value. Align projects with business priorities.
  • Manage scope – react to changing needs. Capture, quantify, assign, and track actions, issues, risk, constraints, opportunities, and changes.
  • Project Health Checks – PPM Tools assist in this purpose by giving management a comparison and summary of projects in a simple portfolio report that highlight variances from planned outcomes.
  • Single snapshot of portfolio performance for PMO management to review and evaluate.
As I mentioned earlier, you can only get all of this information and assistance if the required data has been entered consistently into the system beforehand. Only then can you query the data and report on the data using the PPM tool.

What are the benefits of tools

PPM tools can help you with the following:
  • Assist with labor-intensive tasks – e.g. collecting reporting data from many sources.
  • Automate processes – e.g. workflow can be started to inform project members about an event and what to do next.
  • Visualize data e.g. resourcing over or under allocation of team members, Gantt Chart views.
  • Financial Modeling: monitor, estimate and forecast financials: Will we underspend or overspend?
  • Enable you to support process standards – Projects need to go through phase gate approvals in order to access funding.
The main benefit for the PMO Manager is the time saving factor. In one of my previous assignments, I used to spend 5 days of each month compiling and analysing information for a monthly portfolio performance report. The data was stored in different systems and different formats which I had to collect manually. If I had a tool available to me I could have used my time more effectively.

Why tools fail to deliver full value

Based on all the benefits I mentioned above, everyone would agree to start using a PPM tool, right? So why do PPM tool implementations fail?
Here is a list of common issues and challenges:
Not all PPM tools will integrate with your current systems or in-house tools. For example, they might not be able to import or export your data from MS Excel or they cannot connect to your financial systems. In this case, the time-saving aspect will be reduced.
Another issue that some companies face is that the tool has too many features and it is too complex for the organisation. It’s like buying a Ferrari, when you only need a Fiat. For example – don’t use a tool like Primavera, when your projects are smaller than $5m, it’s just too complex.
In some instances the tool might be very hard to customise, it doesn’t fit your company’s process and you require a special tool consultant to make the tool work for you. It can become very costly and time consuming.
Another thing to consider is the post-implementation of the tool itself. Just because the tool has been installed, doesn’t mean it will be used. Training and ongoing support is crucial for the successful usage. A proper Change Management process needs to be in place in order to make the tool roll-out successful. Without this, the tool starts being used by so many different people in many different ways and the data is no longer meaningful or useable in the future.
Last but not least, it’s important to realise that the main people benefiting from a PPM tool and having the immediate advantage are the managers. The managers will now get reliable information based on the data produced by the new system.
However from the beginning, the project managers and team members have a lot of work to do and often most difficult of all is that they have to learn a new tool on top of getting on with their day job and getting things done.
The tool may not even be sufficient enough to resolve all of their challenges and provide all necessary solutions. It is always hard at the beginning and productivity will go down while everybody gets used to it.
More often than not, it’s the “what’s in it for me” question that is not well communicated i.e. the wider benefit for the company to meet their annual objectives. Communication is key to ensure that the tool is still used 12-18 months down the track.

What makes tools successful?

There are three conditions / common requirements you need to have in place in order to make your tool implementation and roll out successful:
1) Endorsement and support from your Business Executives
This is the key requirement for your success. Your tool implementation project needs a sponsor who is accountable for the success of the implementation and who will continue to drive and support the tool even after the tool has been implemented and is in operational mode.
If you don’t have the right sponsorship in place than there is little chance that your PPM tool will be used after 12 months.
If your sponsor sits within the IT Department, no business user will use the tool. You need to have a sponsor from within the business otherwise the result is that you will only get limited project information provided.
2) Change management strategy in place
Setting up and implementing a tool is easy! Piece of Cake! You can generally perform this activity in a few days. But when it comes to the adoption and the usage of the tool you need to have a proper change management strategy in place, which includes a communication plan, training, ongoing support, help desk support and maintenance.
3) Training and mentoring and on-going support
This is crucial for both existing and new team members who are required to use the tool. It’s important that enough training and support is provided to ensure the use of tool is embedded into the business. I’m not just talking a couple of days, I’m taking about weeks.
PPM Tool List
Partial PPM Tool List. For complete list, please visit Lee Merkhofer Consulting

What tools are out there?

There are currently more than 100 software providers on the market, offering tools in the PPM space. They are targeted at different industries and different types of projects. Each of them has their different strengths and weaknesses.
If your company is using an agile methodology, you don’t want to use a tool like Primavera you are best using a tool like Rally or Jira.
For projects following PMBOK, I had good experience with Sciforma. I have had many difficulties with Clarity, which is a dinosaur in comparison to some of the more recent tools. In my personal experience it is very slow and clunky, but this is something you might want to check out yourself and see what you think.
I came across a great website from Lee Merkhofer Consulting, who have done a tremendous job in putting a PPM tools list together. They have listed the most common PPM tool vendors so you might be able to find the right tool for you here.

Summary

Despite all the negative reputation PPM tools have, I strongly believe that organisations can benefit a considerable amount from using PPM tools to improve processes and to manage their projects portfolio investment.
Nearly all tool software options out there have a good data management and reporting capability. However, most current tools lack sufficient algorithms for identifying optimal project portfolios.
I hope you enjoyed this post. I would be interested to hear your experience of using PPM Tools. Did you get the benefits you were hoping to get? Looking forward to hear from you!