Translate

Wednesday, May 15, 2013

Imagine: Proses Pembuatan Asuransi

Sumber: http://banuaw.wordpress.com/2013/04/04/proses-pembuatan-asuransi/


Pengurusan asuransi dapat melalui agen yang dikelola langsung oleh perusahaan asuransi, dapat pula melalui broker. Broker merupakan perusahaan di luar perusahaan asuransi yang menunjuk perusahaan asuransi sesuai kebutuhan calon nasabah. Sehingga pengelolaan keuangannya juga lebih leluasa karena tidak langsung dari perusahaan asuransi
4
Pembuatan asuransi memiliki beberapa tahapan. Yaitu sebagai berikut:
1
  • Proses pembuatan asuransi dimulai dari pembuatan surat permintaan asuransi jiwa. Pertama adalah pencatatan data calon nasabah. Data yang dicatat secara umum seperti pada bagan di atas. Untuk status, yang akan dicatat adalah sesuai pembagian (lihat bagan insurable interest).
2
  1. Penanggung adalah orang yang menanggung semua pembayaran premi untuk pihak tertanggung.
  2. Tertanggung dapat menjadi pemegang polis. Sebagai contoh jika tertanggung meninggal, maka yang mendapatkan manfaatnya adalah pemegang polis atau beneficiary.
  3. Pemegang polis dapat membayarkan premi dan bisa saja sebagai beneficiary. Sebagai contoh jika tertanggung meninggal, maka manfaatnya akan didapatkan oleh pemegang polis atau beneficiary. Jika tertanggung dan pemegang polis meninggal, maka yang akan mendapatkan manfaatnya adalah beneficiary.
  4. Benificiary adalah orang yang mendapatkan manfaat diluar dari penanggung, tertanggung, dan pemegang polis. Benificiary dapat bertingkat, maksudnya jika penanggung, tertanggung, pemagang polis, dan beneficiary satu meninggal, maka yang akan mendapat adalah beneficiary turunannya. Perbedaan beneficiary diluar negeri adalah melalui lembaga yang menanggung seluruh manfaat dan akan menentukan manfaat akan didapatkan oleh siapa.
  • Selanjutnya adalah proses underwriting. Proses ini merupakan proses analisis resiko. Analisis melihat berbagai faktor, secara umum yaitu informasi nasabah, jumlah klaim, tingkat kematian, tingkat bunga, tempat investasi dan perilaku.
  • Pricing dan validasi merupakan proses selanjutnya. Proses ini mengesahkan program asuransi yang diikuti nasabah serta menghitung candangan atau solvency.
  • Proses selanjutnya adalah financing dan reporting.  Tahap penetapan cadangan yang berdasarkan Risk Based Capital (RBC) sebesar 120% yang didapat dari jumlah cadangan klaim+premi. Dengan minimal premi sebesar 40% agar perusahaan tidak ditutup. Untuk itu perusahaan asuransi harus melakukan investasi likuid atau short term
  • Maintenance dan Service, proses ini merupakan proses pada saat pelayanan nasabah.
Bagian dari sebuah perusahaan asuransi:
3
  1. Marketing sebagai bagian yang menjual seluruh produk-produk yang ada di perusahaan asuransi. Orang yang menjualnya disebut agen, sedangkan model marketing asuransi adalah model branches, agency atau digabung. Pada asuransi general ada yang namanya broker yang tugasnya mewakili kepentingan nasabah, kalau agen mewakili kepentingan dari perusahan asuransi. Broker digaji oleh perusahaan, kalau agen gajinya berdasarkan komisi. Orang-orang yang menjadi penjual asuransi harus mempunyai nomor sertifikasi yang melekat pada perusahaan asuransi.
  2. Underwriting adalah bagian dimana mengurus semua berkas-berkas yang ada di perusahaan asuransi. Hasil dari klaim akan menjadi bahan untuk underwriting di tahun berikutnya.
  3. Actuary menentukan program-program asuransi yang ditawarkan kepada nasabah.
  4. Finance and report merupakan bagian yang menentukan segala jenis cadangan yang tersedia di perusahaan asuransi.
  5. Struktur database mempunya banyak field untuk menampung semua data yang ada di perusahan asuransi. Di perusahaan asuransi yang modern, ada indek nomor (nasabah, polis, beneficiary).
  6. Costumer service sebagai frontliner yang melayani klaim, complain, dan semua yang berkaitan dengan nasabah.

Imagine : Proses bisnis asuransi

Sumber: http://banuaw.wordpress.com/2013/03/09/proses-bisnis-asuransi/

PROSES BISNIS ASURANSI


Penjelasan asuransi digambarkan dengan bagan di bawah ini. Pada awalnya ada beberapa orang yang sepakat untuk saling menjamin jika salah satu diantara mereka meninggal dunia. Dengan syarat masing masing membayar uang secara berkala atau tidak. Jika ada yang meninggal maka uang yang dikumpulkan tadi akan diberikan kepada yang meninggal.
Proses ini merugikan orang yang meninggal paling terakhir. Maka terbentuk sebuah badan keuangan yang menanggung biaya kematian orang-orang tadi. Badan ini disebut Asuransi. Uang yang dibayar secara berkala tadi disebut premi. Uang tersebut dibayar ke Asuransi oleh orang-orang yang telah sepakat (Nasabah).  Jika terjadi kematian maka pihak asuransi akan memberikan uang pertanggungan kepada nasabah. Uang pertanggungan ditentukan berdasarkan:
1. Future Value dan Present Value
Future value, merupakan nilai uang di masa yang akan datang.
EFV = ( 1 + I )n
Present Value, merupakan nilai uang pada masa sekarang.
PV = P = FV / ( 1 + I )n
dimana FV   = Future Value
            PV   = Present Value
              i     = Bunga
              n    = Jangka Waktu
2. Risk
Dihitung berdasarkan banyaknya orang, karena probabilitas orang yang hidup dan yang meninggal dunia itu berbeda. Dengan perhitungan:
Px = 1 – Qx
dimana Px = Tingkat Kehidupan
              Qx = Tingkat Kematian
3. Biaya Operasional
Biasa disebut loading factor.
Loading Factor = Prosentase x Mortality (tingkat kematian)
atau
Loading Factor = Prosentase x Morbidity (tingkat kehidupan)
Tiga faktor yang harus ada di dalam premi, yang akan mempengaruhi penentuan uang pertanggungan (UP), yaitu:
  1. Resiko
  2. Bunga
  3. Loading Factor
Pemegang polis/nasabah dihitung probabilitas kematian dengan proses underwriting faktor-faktor tertentu. Serta jangka waktu yang diinginkan untuk berasuransi.
Prinsip yang harus ada dalam sebuah asuransi adalah:
  • Ekonomi
  • Perjanjian
  • Risk terukur
  • Kesamaan
  • Ganti Kerugian
  • Benefiacing
  • Tertanggung
  • Normal
  • Insurable interest
Asuransi harus memiliki cadangan solvabilitas sebesar 40%, atau sebesar Risk Based Capital (120%). Asuransi juga melakukan investasi agar mendapatkan tambahan dana jika sewaktu-waktu digunakan untuk membayar uang pertanggungan yang tak terduga(banyak).
Asuransi terbagi menjadi reasuransi yaitu:
1. General
Merupakan asuransi yang menanggung kerusakan benda atau barang.
2. Life
Merupakan asuransi yang menanggung hidup atau matinya seseorang. Dapat berupa tanggungan kesehatan maupun kecelakaan.
Asuransi ini terbagi menjadi tiga jenis:
a. Jiwa Berjangka (Term Life): Jika seseorang tetap bertahan hidup dalam jangka waktu yang disepakati maka tidak mendapat uang pertanggungan tetapi jika meninggal dunia akan mendapatkan uang pertanggungan.
b. Endowment: Jika seseorang meninggal dunia dalam jangka waktu yang disepakati maka tidak mendapat uang pertanggungan tetapi jika tetap hidup maka akan mendapatkan uang pertanggungan.
c. Dwiguna: Jika seseorang meninggal dunia atau tetap hidup selama jangka waktu yang disepakati maka akan mendapat uang pertanggungan. Contoh: jika seorang anak mengikuti jenis asuransi ini saat SMA dan meninggal dunia maka akan mendapatkan uang pertanggungan, tetapi jika masih tetap bertahan hidup dalam jangka waktu yang disepakati, ia akan mendapatkan uang pertanggungan dalam bentuk dana pendidikan.
3.Reasuransi
Merupakan asuransi untuk mengasuransikan perusahan-perusahaan asuransi jiwa dan asuransi umum, bukan masyarakat
Asuransi
Secara fisik ada beberapa hal yang harus dimilki perusahaan asuransi, yaitu:
  • Data nasabah atau klien, mengumpulkan data-data lengkap mengenai nasabah, yang akan berkaitan dengan 2 hal yaitu :
1.       Penutupan/pertanggungan
2.       Klaim
  • Tabel resiko
  • Data investasi, data-data investasi yang dilakukan oleh nasabah perusahaan asuransi.

Monday, May 13, 2013

Mendalami mimpi Tokopedia..

Melihat keputusan Multiply.com yang tutup per Mei 2013 ini membuat saya merinding. Artinya, bukan hanya kekuatan modal dan kapital yang harus menyertai mimpi entrepreneur online, tapi juga mental dan kalkulasi yang tepat untuk membuat bisnisnya menjadi nomor 1. Ini yang membuat saya teringat cerita hasil diskusi dengan William, yang membangun mimpinya bersama Tokopedia.
Ada artikelnya dari startupbisnis.com, saya akan menyimpannya di blog saya untuk menjadi semangat dan motor saya menjalani mimpi enterpreneur online

mari kita simak.

dari: http://startupbisnis.com/perjalanan-william-membangun-tokopedia-sampai-mencapai-transaksi-8-miliar-per-bulan/




Perjalanan William Membangun Tokopedia Sampai Mencapai Transaksi 8 Miliar Per Bulan

Posted  by  & filed under Featured, Interview.
Suatu hari di pertengahan tahun 2009, saya sedang mengantri di loket registrasi partisipan Awarding Night Bubu Awards v06. Tiba-tiba saat mengantri saya dihampiri seorang panitia registrasi yang tersenyum pada saya dan terjadi percakapan sebagai berikut :
Panitia: “Silahkan”
Saya:  “Halo, saya salah satu finalis malam ini”
Panitia: “Dari mana?”
Saya: “Dari Tokopedia”
Panitia: “Oooo dari Tokopedia… William Tanuwijaya ya?”
Saya: “Iya.. Betul, saya William Tanuwijaya”
Panitia: “Saya pikir tadi William itu sudah bapak-bapak loh, taunya masih muda. Tadi malahan pas saya pertama lihat, saya pikir anak SMP loh”
Saya: “……” (cuma sanggup membalas dengan senyuman..)
Lolos menjadi salah satu finalis / nominator untuk Indonesia ICT Award 2009 dan Bubu Awards v06 sudah merupakan kebanggaan luar biasa buat team Tokopedia. Website tokopedia saat itu masih berbentuk html prototype, lalu saat penjurian masih dalam tahap demo version, kemudian saat awarding night masih dalam tahap closed BETA version. Sementara para nominator lainnya adalah mereka yang sudah eksis sebagai content digital dot-com di tengah para netters Indonesia.
Ketika Sarah Sechan mengumumkan sang pemenang satu-per satu,
Sarah Sechan: “And the winner is… TOKOPEDIA“
Tiba-tiba orang-orang di sekeliling saya bergemuruh, dan saling mengucapkan “Selamat!” sambil mengajak berjabat tangan. Saya panik, tidak siap, dan luar biasa terkejut. Rasanya tidak mungkin, mustahil!
Moral story dari malam itu barangkali, “Tidak ada yang tidak mungkin!” Semuda apapun usia kita, seprematur apapun hasil karya kita, selama kita pupuk dengan penuh dedikasi, semangat, keringat dan kerja keras; pengakuan dan penghargaan akan datang dengan sendirinya.
Keberhasilan menjadi pemenang ini membawa hikmah karena para pemenang diumumkan di media cetak Kompas, juga website Detik dan Kompas.com. Hal ini membuat orang-orang jadi penasaran dan membuka Tokopedia.com, di beberapa online media justru ada beberapa komentar negatif dari masyarakat umum, seperti “loh kok website beginian tidak bisa login bisa juara BuBu Award?”, “ah paling 2 tahun lagi sudah tidak bisa diakses websitenya”, apa boleh buat, pada saat itu sangat minim cerita sukses di dunia web entrepreneur lokal sehingga kami terus berjalan maju dengan mengacuhkan pandangan pesimis mengenai web entrepreneur.
Berangkat dari Masalah
Entrepreneur mendapatkan suatu masalah dan berusaha memecahkannya, Tokopedia berangkat dari sebuah masalah juga. Ketika tahun 2007-2008 sewaktu saya membantu Forum Kafegaul sebagai Super Moderator, saya beberapa kali menemukan kasus penipuan dalam transaksi jual beli, saya tidak bisa membantu korban pada saat itu, i feel very helpless with that situation. Apa yang saya rasakan pada saat itu merupakan awal dari Tokopedia yang berusaha memecahkan masalah antara penjual dan pembeli, di mana pembeli tidak perlu memiliki trust terhadap penjual, tetapi cukup trust kepada Tokopedia sebagai mediator antara keduanya.
Tokopedia.com adalah mall online tempat bertemunya penjual dan pembeli yang memungkinkan terjadinya transaksi online yang aman dan nyaman, digawangi oleh William Tanuwijaya (@liamtanu) sebagai CEO dan Leontinus Alpha Edison (@leon_psm) sebagai COO, keduanya adalah Co Founder Tokopedia.
Saat ini Tokopedia telah memiliki lebih dari, 15.446 merchant aktif, 367.000 produk, 15 juta pageviews per bulan, 800 ribu pengunjung. Sementara total transaksi yang terjadi di Tokopedia telah mencapai lebih dari 8,38 Milyar Rupiah / bulan.
Tokopedia saat ini memiliki 3 divisi. Divisi Product & Technology yang bertanggung jawab atas pengembangan situs,  Divisi Customer Service sebanyak 8 orang yang dibagi 2 shift, bekerja dari jam 9 pagi s/d 10 malam, dan Divisi Content yang bertanggung jawab mengoptimalkan pengalaman berbelanja di masing-masing kategori .


Besar dari Forum Komunitas
Keaktifan saya di Forum Kafegaul adalah sebuah kisah tersendiri, saya menemukan “rumah” saya di Kafegaul yang merupakan hiburan setelah lelah pulang kerja, karena isi komentarnya yang lucu-lucu, menarik tetapi bukan “nyampah”, Kafegaul memiliki sebuah kanal forum yang bernama “Forum Pertanyaan” yang pada tahun 2007 terlihat tidak aktif, padahal kanal itu adalah forum kesukaan saya. Yang merupakan tempat member bisa bertanya apa saja dan menjawab apa saja seenaknya – sehingga kelucuan, keanehan dan segala hal yang absurd dari manusia pun muncul di sana -  Karena saya merindukan isinya yang sangat lucu dan menghibur hari-hari saya, saya pun menawarkan diri untuk meramaikan kembali  kanal tersebut.
Singkat cerita, saya dan seorang rekan saya membuat karakter DJ (Disc Jockey) dan membranding kanal tersebut sebagai “#56” dengan slogan “Ask Anything, Expect Nothing” , dalam beberapa bulan #56 menjadi kanal paling hidup di Kafe Gaul, personal branding saya sebagai DJ yang asyik pun mulai terbentuk dan saya mendapatkan banyak teman dari Kafegaul.
Bercerita tentang Kafegaul, saya jadi ingat pada saat Tokopedia masuk nominasi INAICTA (waktu itu masih berupa prototype), ada seorang juri menanyakan :
“Kenapa penjual dan pembeli harus percaya kepada kalian yang masih sangat muda ?”  Saya pun menjawab “Karena Tokopedia ini kami kelola sebagai perusahaan bukan sekedar produk. Kami punya badan hukum, akan merekrut orang untuk service, memiliki kantor fisik yang bisa didatangi”
Pertanyaan berikutnya dari juri adalah “Siapa yang mau percaya kalian untuk pertama kalinya dan akan menjadi penjual pertama kali?” pada waktu itu saya kebingungan menjawab dan akhirnya hanya terdiam tanpa menjawab.
Hari ini, setelah beberapa tahun setelah pertanyaan itu dilontarkan, saya pun sadar bahwa seharusnya saat itu saya menjawab  “Yang akan memakai service Tokopedia pertama kalinya adalah online-online seller yang mengenal saya sebagai DJ di kafegaul – walaupun sebagian besar tidak pernah bertemu secara fisik.”.
Terbukti ada 70 online seller yang bergabung di Tokopedia pada hari pertama situs ini diluncurkan, sebagian berasal dari online-seller kafegaul, dan sebagian lain nya dari hasil approach pribadi Leon satu-per-satu ke seller-seller di forum-forum besar Indonesia lainnya.
Memperkenalkan Tokopedia
Cara kami memperkenalkan Tokopedia di masa awal kami berdiri adalah melibatkan komunitas, mencari exposure gratis yang tidak murahan (lewat kompetisi) dan pintar-pintar memanfaatkan momentum.
Pada 6 Februari 2009, PT. Tokopedia resmi berdiri dan mendapatkan pemodalan, tetapi sangat sulit mencari karyawan di saat itu, mungkin karena di Indonesia belum ada success story startup di web, oleh karena itu kami lebih banyak memanfaatkan komunitas forum online untuk mempercepat proses development. Misalnya begitu ada draft desain logo, user interface, maupun fitur yang akan dikembangkan, selalu kami lempar ke komunitas. Feedback yang kami dapatkan justru sangat positif dan objektif.
Tanpa disadari sebenarnya telah terjadi conversation di komunitas forum online,  hype tentang akan adanya situs ecommerce Tokopedia telah dibangun bahkan sebelum produknya bisa diakses oleh umum, hal itu yang memungkinkan hanya dalam waktu 6 bulan pada Agustus 2009 akhirnya Tokopedia.com sudah bisa diakses oleh umum dan berkat emotional connection yang terjadi dengan para beta tester dari komunitas tersebut, saat launching, Tokopedia telah memiliki 70 toko online yang aktif, kekuatan komunitas itu luar biasa, bahkan 2 employee pertama kami saya kenal dari komunitas, satu dari komunitas game dan satu lagi dari komunitas forum online.
Momentum
Tokopedia launching pada hari kemerdekaan Indonesia tahun 2009, saat itu gerakan Indonesia Unite sangat kuat di komunitas internet Indonesia. Tokopedia pun mengajak para seller berpartisipasi dengan berjualan kaos “Kami tidak takut” . Hasilnya para seller dengan segala kreatifitas membuat berbagai disain bahkan ada yang glow in the dark dan hanya butuh 12 menit dari waktu launching , Tokopedia telah mendapatkan order valid pertama.
Setelah itu Tokopedia tidak henti-hentinya memanfaatkan momentum yang sedang hangat di Indonesia, misalnya ketika acara sulap sedang marak di layar televisi kita,  Tokopedia memberikan exposure lebih pada para seller sulap. Ini terus berlanjut ke event Chinese New Year, Valentine, World Cup dan sebagainya.


Berjuang Mendapatkan Seed Funding
Dalam kurun waktu 2008-2009 kami pun berjuang untuk mendapatkan seed funding, singkat cerita kami mendapatkan kepercayaan dari PT.Indonusa Dwitama yang memberikan kami seed funding, pada saat itu target dari investor hanya dua : 1. Sebelum dana ini habis, Tokopedia harus bisa membuatnya menjadi untung atau 2. Sebelum dana ini habis, Tokopedia harus mencari investor berikutnya. Kami pun langsung memilih opsi ke-2 karena ekosisteme-commerce di Indonesia tidak memungkinkan untuk create profit dalam waktu singkat.
Kami sangat bersyukur di tengah perjalanan, bahkan sebelum dana dari investor pertama habis, kami bertemu East Ventures (early stage investor) yang bersedia menyuntikkan dana pada kami untuk membantu kami hidup dalam beberapa tahun ke depan, sisa dana dari investor pertama pun kami kembalikan.
Selama 2 tahun terakhir kami mencari investor, umumnya pertemuan kami dengan investor akan berakhir dengan nasihat monoton dari investor “Umurmu berapa sekarang? 21? 22? Udah jangan buang-buang waktu, bisnis yang seperti ini tidak akan bisa jalan, carilah hal lain untuk dikerjakan.”
Namun pertemuan kami dengan East Ventures ditutup dengan kesepakatan untuk investasi di Tokopedia, hanya dengan bertemu beberapa kali dalam dua hari terakhir.
Salah satu tokoh di belakang East Ventures adalah Batara Eto, co founder Mixi.jp, Indonesian-born Japanese,  yang selalu mengingatkan, “There’s no such thing as luck, luck is when preparation meets opportunities.”
Bulan April 2011 kami kembali mendapatkan investasi dari Cyber Agent Ventures, yang merupakan venture capital arms dari CyberAgent, world-wide internet company group, digital agency dan juga blog platform terbesar di Jepang,  dan juga social gaming provider yang mempunyai visi untuk mengembangkan internet bisnis bersama dengan entrepreneurs-entrepreneurs kreatif di dunia.

Founder harus suka belajar dari founder lain
Saya suka membaca dan mengkoleksi buku yang bercerita tentang founder start up di luar negeri, saya melihat setiap orang memiliki jalan yang berbeda-beda dan kita bisa belajar dari pengalaman mereka tanpa harus melakukannya sendiri, tidak sedikit pula yang kontradiktif, ada yang ekstrim kanan, ada juga yang ekstrim kiri, misalnya founder Google memikirkan segi produk dulu, profitnya belakangan, berbeda dengan founder 37signals yang memiliki prinsip harus generate profit dari hari pertama. Saya melihat keduanya tidak ada yang salah, hanya saja kita akan lebih bijaksana jika bisa memahami pandangan dari dua sisi aliran ini, kadang saya penasaran juga apa jadinya jika dua jenis founder ini dipertemukan dalam satu meja dan berdebat, pasti seru ya?
Banyak aspek yang dijalankan di Tokopedia belajar dari buku atau bahkan dari sebuah tulisanblog. Misalnya saat akan menentukan harga di Tokopedia memilih diskon (bisa ditawar) ataufixed-price (tidak bisa ditawar), sedangkan kita semua tahu bahwa culture di Indonesia itu menawar sebelum membeli.
Kemudian kami berkaca pada case di China, Ebay sewaktu masuk China menggunakan sistem harga lelang karena Ebay melihat orang China suka menawar harga, tetapi Taobao sebagai e-commerce lokal China justru menerapkan sistem harga fixed price, dengan tujuan untuk mempermudah dan mempersingkat proses jual beli. Dan kini di China Taobao justru lebih berhasil di China, mungkin selain karena faktor “local”, juga karena buyer di Taobao bisa lebih cepat memperoleh barang yang diinginkan tanpa proses yang berkepanjangan. Lagipula dengan sistem patok harga pas, seller umumnya akan men-set harga bawah yang masih bisa diterima oleh seller lainnya, dan pada akhirnya menguntungkan para buyer.
Apa jadinya jika Tokopedia menetapkan harga diskon (bisa ditawar)? Tentunya buyer akan menelpon seller secara langsung dan menanyakan “Apakah bisa lebih murah?” sehingga transaksi tidak terjadi di Tokopedia. Selain itu transaksi juga menjadi lebih rumit dan lama karena harus menawar dulu. Tantangan Tokopedia saat ini adalah membangun ekosistem jual beli yang aman dan nyaman, transaksi juga harus terjadi di Tokopedia. Berkaca pada case Taobao Vs Ebay di China, kami pun menetapkan harga fixed price. Dan, hal tersebut sejauh ini membuahkan hasil. Di bulan pertama kami launching, Agustus 2009, total transaksi per bulan hanya 33 juta Rupiah. Bulan Maret 2011, total transaki per bulan telah mencapai angka 3 Milyar Rupiah. Berarti pertumbuhan transaksi hampir 100x lipat dalam waktu 19 bulan.

Di Kantor ..   “Let’s take it to the next level”
Adalah filosofi saya dalam menjalankan Tokopedia, kami selalu memacu diri kami untuk maju.
Seperti umumnya sebuah ruang meeting, Tokopedia juga memiliki sebuah papan tulis besar –sebuah brainstorming wall – untuk menuangkan ide-ide dan kami membahasnya bersama tim, minimal seminggu sekali kami melakukan brainstorming, setiap orang akan membayangkan apakah jika mereka sebagai seller akan terganggu dengan fitur ini? Sebagai buyer apakah tambah nyaman atau tidak? Semuanya memberikan pendapat tanpa takut merasa salah atau dianggap bodoh.
“Leon and I believed that everything we did was for the sake of Tokopedia, thus we listened to each other’s view because we were on the same boat. This is also applied for the whole team”

    Saturday, May 11, 2013

    Mencari dan menyewa ruang kantor

    http://www.sewakantor.org/2011/08/hal-hal-yang-perlu-diperhatikan-dalam.html


    Sabtu, 13 Agustus 2011

    Hal-hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menyewa Ruang Kantor

    Menyewa ruang kantor tentu saja berbeda dengan menyewa rumah, karena luasan dihitung per meter persegi maka anda harus tau Hal-hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menyewa Ruang Kantor. Luasan yang anda butuhkan tentu saja tergantung dari banyaknya ruangan yang anda butuhkan, jumlah karyawan anda dan jumlah tamu yang datang ke kantor anda. Karena biasanya ada beberapa jenis perusahaan yang jumlah tamunya cukup banyak, sehingga anda harus menyediakan juga tempat bagi tamu anda, jangan sampai tamu anda merasa tidak nyaman atau bahkan tamu anda duduk-duduk di koridor gedung karena tidak memadainya ruangan untuk mereka menunggu. 

    Baiklah, saya akan coba membagi Hal-hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menyewa Ruang Kantor untuk  anda dalam beberapa poin :

    1.    Luas Area Sewa
    Semakin luas area yang anda sewa tentu saja semakin besar biaya sewanya. Biasanya rasio jumlah karyawan berbanding luas area yang nyaman        adalah 1:10, dimana 1 orang karyawan membutuhkan kurang lebih 10 m2 area didalam ruang kantor anda. Jadi, jika anda mempunyai karyawan 10 orang, maka luas area sewa yang harus anda siapkan adalah 100 m2.

    2.    Lokasi 
    Perhatikan juga lokasi kantor anda, carilah lokasi dimana karyawan anda mudah untuk sampai ke kantor. Jalan 2 arah, tidak 3 in 1, angkutan             umum yang mudah termasuk ketersediaan transjakarta, jarak ke stasiun kereta (jika karyawan anda banyak yang tinggal di bogor,depok, serpong).    Akses menuju tol yang tidak terlalu jauh. 

    3.    Fasilitas 
    Fasilitas yang ada di gedung seperti :

    a.    Lift
    Perhatikan jumlah lift penumpang, lift barang dan lift service apakah jumlahnya cukup memadai untuk seluruh tenant yang ada di gedung tersebut, karena jika tidak ada maka anda akan tidak nyaman karena pasti akan dibuat menunggu.

    b.   Line telepon
    Pikirkan berapa kebutuhan line telepon anda termasuk untuk fax. Apakah gedung memiliki 2 provider telepon, untuk berjaga-jaga jika salah satu provider mengalami gangguan maka anda punya back-up.

    c.    Bank dan ATM
    Untuk memudahkan transaksi bisnis anda maka Bank/ ATM yang anda gunakan untuk transaksi perusahaan sebaiknya tersedia di gedung yang akan anda sewa.

    d.    AC
    Perhatikan jam operasional AC dari gedung apakah sesuai dengan jam operasional kantor anda. Berapakah biaya overtime AC per jam-nya. Apakah gedung mengijinkan anda membawa AC sendiri agar anda tidak perlu membayar overtime AC dari gedung.

    e.    Jam operasional gedung
    Cocokkan jam operasional gedung dengan jam operasional kantor anda, pastikan lift dan parkir tetap beroperasi selama anda masih beraktifitas dikantor.

    f.    Sistem keamanan
    Yang tidak kalah penting adalah sistem keamanan di gedung tersebut. Ketersediaan CCTV, security, screening tamu, bom detector, kelengkapan fire safety, tangga darurat yang memadai, earthquake rating dan fire rating adalah beberapa hal yang harus anda perhatikan.

    g.    Tempat makan
    Ketersediaan tempat makan bagi karyawan, baik kaki lima ataupun foodcourt/restoran, serta ketersediaan tempat untuk lunch meeting untuk menjamu client anda menjadi hal yang jangan lupa anda patut pertimbangkan. 

    h.    Toilet
    Kebersihan toilet dan jumlah cubicle dalam toilet juga anda perlu perhatikan, toilet VIP bagi direksi anda, bahkan toilet disable jika anda butuhkan.


    4.    Lease Term dan Term Payment
    Jika anda perusahaan baru, maka sebaiknya anda menyewa untuk jangka waktu yang tidak terlalu panjang dulu untuk menghindari resiko kerugian. Misalnya anda menyewa satu tahun dulu, oleh karena itu anda carilah gedung yang mengijinkan lease termnya pendek, karena tidak semua gedung mengijinkan hal tersebut. Sistem pembayaran gedung biasanya per tiga bulan, namun ada juga gedung yang bisa dibayar per bulan.

    5.    Kondisi ruangan
    Sesuaikan kondisi ruangan digedung dengan kebutuhan anda, jika anda ingin operasional dalam jangka waktu dekat maka sebaiknya anda memilih ruang yang kondisinya semifurnished atau bahkan fully-furnished. Namun jika anda tidak buru-buru dan ingin mendesain ruang kantor anda sesuai keinginan dan kebutuhan anda, maka anda dapat memilih ruang kantor yang kondisinya masih bare alias kosong dan perlu anda renovasi, waktu yang anda butuhkan untuk renovasi biasanya minimal dua minggu atau satu bulan, dan biasanya gedung memberikan grace period selama anda melakukan renovasi.

    Demikian beberapa hal yang dapat saya sampaikan berdasarkan pengalaman saya selama ini melayani kebutuhan client-client saya akan sewa ruang kantor. Dan jangan juga anda harus memikirkan segmen pasar yang ingin anda tuju nantinya untuk penentuan lokasi dan desain ruang kantor anda sehingga sesuai dengan segmen perusahaan anda.


    Semoga Hal-hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menyewa Ruang Kantor ini dapat berguna untuk anda untuk mempertimbangkan dimana anda akan sewa kantor yang anda anggap bagus untuk bisnis anda.


    salam sukses

    1 komentar:

    twitt your ads mengatakan...
    makasih tipsnya

    Poskan Komentar